222.txt ************************************************************************ * Edit v1.020 from 2007-04-24 to 2023-10-04 by HSc * ************************************************************************ UEberleben im Projekt Tumuscheit, Klaus D. Redline Wirtschaft ISBN 3-636-01291-3 Survival-Strategien fuer Projektleiter und -teams. Seite Auszug ======================================================================== I. Teil: 007 Vorwort ------------------------------------------------------------------------ 013 Vom Kick-off bis zum Projektende ------------------------------------------------------------------------ 015 1 Projekte sind der pure Frust ------------------------------------------------------------------------ 015 Das Leid des Projektmanagers ------------------------------------------------------------------------ 016 Das Leid des Topmanagers ------------------------------------------------------------------------ 016 Die vier Frustpunkte des Projektmanagers ------------------------------------------------------------------------ 017 Projektfrust mildern 1. Zielunklarheit 2. Termin- und Budgetknappheit 3. Keine Kooperation 4. Hilfe, ich fuehle micht total ueberfordert Ausraeumen beim erstmoeglichen Zeitpunkt -> machen Sie sich bemerkbar. HSc: schmeicheln, mir ... unklar, wie Columbo herausfinden ... unbequeme Fragen zeigen PM-Kompetenz. -> Diplomatie Wer war involviert 018 Tipp fuerTopmanager: Projektfrust mildern ------------------------------------------------------------------------ 019 Ein Projektmanager sucht vergeblich ------------------------------------------------------------------------ 020 2 Projektuebergabe: Die Grobplanung ------------------------------------------------------------------------ 020 Frustpunkt 1: Unklare Ziele ------------------------------------------------------------------------ 020 Tipp fuer Topmanager: Unbequeme Zielklaerung ------------------------------------------------------------------------ 021 Frustpunkt 2: Knappe Termine ------------------------------------------------------------------------ 022 -> Zeitraeume derjenigen bisher benoetigt -> Vergleich -> optimitisch, realistisch, pessimistisch Schaetzung In der Linie keine zusaetzliche Kapazitaetn - Vom Schreibtisch aus nichts entscheiden - In die Linie gehen und nachfragen. PM -> ATG: Sobald ich dass habe, treffen wir uns wieder (Zeit nach Aufwand) und wir koennen dann mit realistischen Terminen planen. 023 Tipp fuer Topmanager: Termindruck lohnt nicht ------------------------------------------------------------------------ 023 Je besser die Linie desto weniger Projektfeuerwehr. 24 Frustpunkt 2a: Es darf nichts kosten ------------------------------------------------------------------------ 25 Tipp fuer Topmanager: Wie man Kosten drueckt ------------------------------------------------------------------------ 025 Frustpunkt 3: Keine Kooperation ------------------------------------------------------------------------ 026 Tipp fuer Topmanager: Kooperation sichern ------------------------------------------------------------------------ 027 Frustpunkt 4: Total ueberfordert ------------------------------------------------------------------------ 028 * Auf einen Blick: Die Grobplanung bei der Projektuebergabe ------------------------------------------------------------------------ 027 ATG verhandet oder gibt Verhandlungsmandat, d.h. PM -> Marschall oder kuendigt PM auf Bereichsleitersitzung an und stellt Ihn vor. HSc: Vision <- Firma -> Idee -> Ausschuss Manager = ATG <- Aufgabe -> PM <- Aufgabe -> Manager: Ziel klaeren (Termine, Budget) ATG: Klare Zielvorstellungen Kooperation Insolvation Personal & Entwicklung <- Werte durch/aus optimitischer/realistischer/pessimistischen vergleichbaren Aufgaben heraus holen. -> Die Grobplanung der - Termine - Reduzierung moeglich bei Akzeptanz der Auswirkungen (4 Stellschrauben: Zeit, Buget, Qualitaet, Ziel). - Kosten - Kapazitaeten - Personal <- Verbindungen durch ATG herstelllen lassen. 030 3 Kick-off: Die Detailplanung ------------------------------------------------------------------------ 030 Kick Off - Die Detailplanung Grobplan -> Bereichsleiter -> Terminplan fuer Kapazita2ten, also Personalplan. Einladung der Bereichsleiter - Wann, Wo (Extern), Wer laedt ein (ATG) - Was ist - Was bringst - Wer ist - Welche Bereiche 030 Erfolg ist planbar ------------------------------------------------------------------------ 032 Die Einladung zum Kick-off-Meeting ------------------------------------------------------------------------ 033 Der Bereichsleiter als Planungsengpass ------------------------------------------------------------------------ 034 Tipp fuer Topmanager: Detailplanung unterstuetzen ------------------------------------------------------------------------ 035 Die fiesen Tricks bei der Detailplanung ------------------------------------------------------------------------ 036 Abhilfe bei Overreporting: Ehrlichkeit ------------------------------------------------------------------------ 037 Abhilfe bei Overreporting: Sicherheitszuschlaege ------------------------------------------------------------------------ 036 Der langfristige Erfolg von Projektmanagement liegt in seinen strukturellen Erfolgen. HSc: Script4Y - Testdaten. - Overreporting <- Optimist Puffer Nichts kosten - aehnliche Aufgaben + Kleine Verzoegerungen -> Sicherheitszuschlag 20% HSc: wird vom PM generell vorgenommen, von Zuarbeitern wird dies untersagt. Ihre persoenliche Schaetzung ist gefragt. PM verteilet ein Sicherheitszuschlag bei Bedarf. + Kritische Aufgaben -> Sicherheitszuschlag 100%, 2*Zeit PM nicht Fach- sonderen Sozialkompetenz. 038 Ihr Auftraggeber faellt vor Schreck um ------------------------------------------------------------------------ 038 20% fressen 80% Ressource 80% brauchen nur 20% -> Pareto Prinzip Streiten Sie nicht mit dem ATG, sondern holen Sie Ihn auf den Boden der Realitaet zurueck. Verhandeln Sie, Alternativen, 4 Stellschrauben: 1/2 Groesze 2*Personal -> -20% statt -50% Bypass am Bereichsleiter, aber nur wenn Einverstaendnis herrscht. Bereichsleiter: 100% Junior Produktionsleiter: 50% (Wir Indianer helfen uns gegenseitig) PM persoenlich: Nicht ein Projekt, sondern ein Gesicht steht dahinter, das redet, motiviert und mahnt. 039 Schlucken Sie nicht! ------------------------------------------------------------------------ 040 Tipp fuer Clevere: Projekt im Bypass ------------------------------------------------------------------------ 042 Die Feedback-Regelung ------------------------------------------------------------------------ 042 Feedbock - Regelung am Anfang mit aushandeln (Wieoft, Wann, Wie, ueber Was, Art der Meldung) 043 Das 90-Prozent-Syndrom ------------------------------------------------------------------------ 044 Tipp fuer Topmanager: Feedback fuer Vorgesetzte ------------------------------------------------------------------------ 044 Klopfen Sie fest: Wann ist Ende? ------------------------------------------------------------------------ 044 Wann ist Ende? Klaeren (Werden Sie zu was gezungen, versuchen Sie es zu vermeiden) 045 Ist ein Meeting besser fuer den Kick-off? ------------------------------------------------------------------------ 046 Das Ergebnis des Kick-offs: gruen oder rot ------------------------------------------------------------------------ 046 Ergebnis des Kick Offs. Rot oder Gruen? 047 Sie haben keine Zeit fuer das Projekt ------------------------------------------------------------------------ 048 Tipp fuer Topmanager: Fuehrungsaufwand beachten! ------------------------------------------------------------------------ 049 Fuehrungsaufwand: Seien Sie unbescheiden! ------------------------------------------------------------------------ 050 Was sonst noch Ihre Zeit frisst ------------------------------------------------------------------------ 051 Kaizen 052 * Auf einen Blick: Die Detailplanung beim Kick-off ------------------------------------------------------------------------ 053 4 Die Realisierung ------------------------------------------------------------------------ 053 Besuchen Sie wie wild! ------------------------------------------------------------------------ 054 Was tun bei Planabweichungen? ------------------------------------------------------------------------ 055 Abweichungen: Wie sag' ich's meinem Vorgesetzten? ------------------------------------------------------------------------ 057 Tipp fuer Topmanager: Abweichungen managen ------------------------------------------------------------------------ 057 Seien Sie Ihr eigener Spion ------------------------------------------------------------------------ 058 Wie gemein: Die Maechtigen sabotieren! ------------------------------------------------------------------------ 059 Der Linienvorgesetzte sabotiert Sie ------------------------------------------------------------------------ 060 Das Projekt als Sprungbrett ------------------------------------------------------------------------ 061 * Auf einen Blick: Die Realisierung ------------------------------------------------------------------------ 063 II. Teil: ------------------------------------------------------------------------ 063 Alltagshilfen fuer Projektmanager ------------------------------------------------------------------------ 065 5 AErgerlich: Die Linie weisz nicht, was sie will ------------------------------------------------------------------------ 065 Was tun bei unklaren Zielen? ------------------------------------------------------------------------ 066 Die Ziel Vorstellungen klaeren ------------------------------------------------------------------------ 067 Die Leute wissen nicht, was sie wollen ------------------------------------------------------------------------ 068 * Auf einen Blick: Was tun, wenn Ihr Auftraggeber nicht weisz, was er will? ------------------------------------------------------------------------ 069 6 Vorsicht: Was will der Projektanwender? ------------------------------------------------------------------------ 069 Der Endkunde entscheidet ------------------------------------------------------------------------ 071 * Auf einen Blick: Was tun, damit Sie nicht am Endanwender vorbeiplanen? ------------------------------------------------------------------------ 072 7 Rollierende Planung ------------------------------------------------------------------------ 072 Chancn - Umsetzen - Planen - Umsetzen ------------------------------------------------------------------------ 072 Gut gepuffert heiszt, jede Aufgabe bekommt 20% und wenn diese nicht aufgebraucht werden, kann er fuer einen spaeteren Bedarf oder gegen anderes getauscht werden. HSc: Nur wenn ALLE ins Ziel kommen, sind wir angekommen! 074 * Auf einen Blick: Planen Sie rollierend! ------------------------------------------------------------------------ 075 8 Tipp fuer Topmanager: Das Projektende ------------------------------------------------------------------------ 075 Sichern Sie das Know-how ------------------------------------------------------------------------ 077 * Auf einen Blick: Am Projektende Know-how sichern ------------------------------------------------------------------------ 078 9 Die ewigen Projektfallen ------------------------------------------------------------------------ 078 Hier faellt man immer wieder rein ------------------------------------------------------------------------ 081 10 Die Optimismusfalle ------------------------------------------------------------------------ 081 Topmanager sind Optimisten ------------------------------------------------------------------------ 082 Mittelmanager sind Pessimisten ------------------------------------------------------------------------ 083 Der Test als Loesung ------------------------------------------------------------------------ 084 Der Normalfall: keine Tests ------------------------------------------------------------------------ 085 Der Extremfall: lauter Optimisten ------------------------------------------------------------------------ 087 Der Sonderfall: Berater als Optimisten ------------------------------------------------------------------------ 088 Tipp fuer Topmanager: Optimismus dosieren ------------------------------------------------------------------------ 090 * Auf einen Blick: Die Optimismusfalle ------------------------------------------------------------------------ 091 11 Die Entscheidungs-Arthrose ------------------------------------------------------------------------ 091 Die Buerokratie bekaempfen ------------------------------------------------------------------------ 092 ABS fuer "nach Diktat verreist" ------------------------------------------------------------------------ 093 ABS fuer sinnlos kleine Spielraeume ------------------------------------------------------------------------ 095 ABS gegen Verschlepper ------------------------------------------------------------------------ 097 ABS gegen die liebe Terminnot ------------------------------------------------------------------------ 097 ABS gegen Drueckeberger ------------------------------------------------------------------------ 098 ABS gegen operative Hektik ------------------------------------------------------------------------ 099 * Auf einen Blick: Die Entscheidungs-Arthrose ------------------------------------------------------------------------ 100 12 Der Tyrannosaurus-Effekt ------------------------------------------------------------------------ 100 Ein Maechtiger regiert hinein ------------------------------------------------------------------------ 101 * Auf einen Blick: Der Tyrannosaurus-Effekt ------------------------------------------------------------------------ 102 13 Die Sozialkompetenzfalle ------------------------------------------------------------------------ 102 Klaeren Sie die Erwartungen ------------------------------------------------------------------------ 103 Woher kommt der Druck? ------------------------------------------------------------------------ 105 Sonderproblem: Fachleute sind nicht fachkundig ------------------------------------------------------------------------ 106 Vereinbaren Sie die Spielregeln ------------------------------------------------------------------------ 107 Vereinbaren Sie Gespraechsregeln ------------------------------------------------------------------------ 107 Die sieben goldenen Gespraechsregeln ------------------------------------------------------------------------ 111 Tipp fuer Topmanager: Revolution! ------------------------------------------------------------------------ 112 Was tun, wenn einer die Regeln bricht? ------------------------------------------------------------------------ 113 Checkliste:Auftakt-Meeting ------------------------------------------------------------------------ 113 Praesentationen ------------------------------------------------------------------------ 115 In der Hoehle des Loewen ------------------------------------------------------------------------ 116 Es kracht richtig: das Konfrontations-Meeting ------------------------------------------------------------------------ 116 O Schreck, ein Querulant im Team ------------------------------------------------------------------------ 117 Warum Projektmanager schwimmen ------------------------------------------------------------------------ 118 • Auf einen Blick: Die Sozialkompetenzfalle ------------------------------------------------------------------------ 120 14 Die Parkplatzfalle ------------------------------------------------------------------------ 120 Ein Unbequemer wird geparkt ------------------------------------------------------------------------ 121 Das Dornroeschen-Syndrom: Kuessen Sie mal! ------------------------------------------------------------------------ 122 Der Kollege hat Recht ------------------------------------------------------------------------ 123 Der Kollege hat Unrecht ------------------------------------------------------------------------ 123 Das Problem mit dem Dornroeschen-Kuss ------------------------------------------------------------------------ 125 One up, one down ------------------------------------------------------------------------ 125 Kommen Sie runter ------------------------------------------------------------------------ 126 Einige One-up-Killerphrasen ------------------------------------------------------------------------ 128 * Auf einen Blick: Die Parkplatzfalle ------------------------------------------------------------------------ 128 PM = Fuehrungs-, Sozial- und Prozessexperte hinterfragt den Fachexperten aus dem Projektteam! Fachexpertenfalle 4. Wie nehmen 5. Wo bin ich kompetent 6. Wo rede als ich und 129 15 Die Fachexpertenfalle ------------------------------------------------------------------------ 129 Die gefaehrlichste Falle ueberhaupt ------------------------------------------------------------------------ 130 Vermeiden Sie die Fachexpertenfalle ------------------------------------------------------------------------ 130 Tipp fuer Topmanager: Setzen Sie aufs Greenhorn! ------------------------------------------------------------------------ 130 Fachwissen ist fuer einen PM sekundaer. Hinterfragen Sie partizipativ (https://trainer-akademie.de/partizipativer-fuehrungsstil-in-der-praxis/ Der partizipative Fuehrungsstil beschreibt einen Ansatz, nachdem die Fuehrungskraft den Mitarbeiter*innen Partizipation, also Teilhabe an Entscheidungsprozessen oder an der Ideenfindung ermoeglicht. ... Und das kann sowohl Fuehrungskraefte, als auch Mitarbeiter vor enorme Herausforderungen stellen.) 131 • Auf einen Blick: Die Fachexpertenfalle ------------------------------------------------------------------------ 132 16 Die Querulantenfalle ------------------------------------------------------------------------ 132 Ein groszer Mann hat Angst ------------------------------------------------------------------------ 132 Nicht zu empfehlen: der Bypass ------------------------------------------------------------------------ 133 Fallbeispiel: der alte Haudegen ------------------------------------------------------------------------ 134 Rauchen Sie die Friedenspfeife ------------------------------------------------------------------------ 135 l lolen Sie sich Akzeptanz ------------------------------------------------------------------------ 135 Akzeptanz -> Zur Kooperation bewegen - Sachaufgaben - Prozeszaufgaben (Menschen) Projektfortschritt -> Einbahnstrasze Feedback <- Fragen 137 Fangen Sie die AEngste auf ------------------------------------------------------------------------ 137 Die weichen Faktoren ------------------------------------------------------------------------ 137 Menschen - Informieren -> Veranstaltung planen/Konzeptionieren/durchfuehren/auswerten -> Leute sollten das Projektergebnis akzeptieren und nutzen. Nichts bekommt man zum Nulltarif, aber dass musz sein. 138 Tipp fuer Topmanager: Soft Factors pflegen! ------------------------------------------------------------------------ 138 Auch der Bereichsleiter hat Angst ------------------------------------------------------------------------ 140 Tipps fuer Topmanager: Veraenderungsprojekte ------------------------------------------------------------------------ 141 * Auf einen Blick: Die Querulantenfalle ------------------------------------------------------------------------ 142 17 Die Werkzeugfalle ------------------------------------------------------------------------ 142 Werkzeuge 40% Stoerung (Telefonate, ....) beim Team. 60% wirkliche Arbeit am Projekt -> Endtermin MT/60% = 1,6MT -> 5h/Tag. 142 Hin Mittelstaendler verkalkuliert sich ------------------------------------------------------------------------ 142 Hin Konzern verkalkuliert sich ------------------------------------------------------------------------ 144 Transparenz ist unerwuenscht ------------------------------------------------------------------------ 144 Hin Projektmanager verkalkuliert sich ------------------------------------------------------------------------ 145 Der Newcomer-Effekt ------------------------------------------------------------------------ 146 Tipp fuer Topmanager: Finger weg von Tools! ------------------------------------------------------------------------ 146 Brauchen Sie ueberhaupt ein Tool? ------------------------------------------------------------------------ 147 Netzplan, Balkenplan oder Matrix-Projektplan? ------------------------------------------------------------------------ 151 Wo ein Netzplan sinnvoll ist ------------------------------------------------------------------------ 152 Der Zauberlehrling ------------------------------------------------------------------------ 152 Tipp fuer Topmanager: Tools sind gefaehrlich! ------------------------------------------------------------------------ 153 * Auf einen Blick: Die Werkzeugfalle ------------------------------------------------------------------------ 155 18 Sinnlose Sitzungen ------------------------------------------------------------------------ 155 Das Monster, das Ihre Zeit frisst ------------------------------------------------------------------------ 156 Sinnvoll: das Info-Meeting ------------------------------------------------------------------------ 156 Das Problem-Meeting ------------------------------------------------------------------------ 157 Bestimmen Sie einen Moderator! ------------------------------------------------------------------------ 158 Ladcn Sie richtig ein! ------------------------------------------------------------------------ 158 Organisieren Sie! ------------------------------------------------------------------------ 159 Beginnen Sie richtig! ------------------------------------------------------------------------ 160 Gehen Sie die TOP durch! ------------------------------------------------------------------------ 160 Warum moderieren Sie nicht? ------------------------------------------------------------------------ 161 Wie Sie Hierarchen begegnen koennen ------------------------------------------------------------------------ 162 Verteilen Sie die Verantwortlichkeit0 ------------------------------------------------------------------------ 163 Wer fuehrt das Protokoll? ------------------------------------------------------------------------ 164 Die haeufigsten Meeting-Pathologien ------------------------------------------------------------------------ 165 Einer produziert sich ------------------------------------------------------------------------ 165 Sie moderieren mit eiserner Faust ------------------------------------------------------------------------ 166 Alle reden wirr und endlos ------------------------------------------------------------------------ 166 Das Protokoll taugt nichts ------------------------------------------------------------------------ 167 Alle wollen das Problem loesen ------------------------------------------------------------------------ 168 Es kommt zu einer Schuldzuweisungsorgie ------------------------------------------------------------------------ 169 Warum sinnlose Sitzungen? ------------------------------------------------------------------------ 169 * Auf einen Blick: Sinnlose Sitzungen ------------------------------------------------------------------------ 171 19 Die Ressourcenfalle ------------------------------------------------------------------------ 171 Planen, nicht meckern ------------------------------------------------------------------------ 172 Warum so passiv? ------------------------------------------------------------------------ 173 Tipp fuer Topmanager: Lieben Sie Lemminge? ------------------------------------------------------------------------ 174 * Auf einen Blick: Die Ressourcenfalle ------------------------------------------------------------------------ III. Teil: ------------------------------------------------------------------------ 175 Multiprojekt-Management fuer Topmanager ------------------------------------------------------------------------ 177 20 Die Hitliste der Projekte ------------------------------------------------------------------------ 177 Die totale Intransparenz ------------------------------------------------------------------------ 178 Wer will Transparenz? ------------------------------------------------------------------------ 178 Die Furcht zerstreuen ------------------------------------------------------------------------ 179 Prioritaeten setzen ------------------------------------------------------------------------ 179 1. Ordnungskriterium: strategischer Nutzen ------------------------------------------------------------------------ 181 2. Kriterium: die Laufzeit ------------------------------------------------------------------------ 181 3. Kriterium: der Aufwand ------------------------------------------------------------------------ 182 4. Kriterium: der Zielbeitrag ------------------------------------------------------------------------ 182 Weitere Kriterien ------------------------------------------------------------------------ 183 Die Gewichtung der Kriterien ------------------------------------------------------------------------ 184 Zwei Projekte - eine Zahl ------------------------------------------------------------------------ 185 Pflege und Nutzen der Transparenz ------------------------------------------------------------------------ 186 Transparenz ist laestig ------------------------------------------------------------------------ 186 * Auf einen Blick: Die Hitliste der Projekte ------------------------------------------------------------------------ 187 21 Die Steuerungssitzung ------------------------------------------------------------------------ 187 Die Torwaechter des Projektmanagements ------------------------------------------------------------------------ 188 Hier wird das Projekt geprueft ------------------------------------------------------------------------ 188 Hier muss der Projektmanager antanzen ------------------------------------------------------------------------ 189 Hier sitzen die Motivationskiller ------------------------------------------------------------------------ 190 Wie oft soll die Steuerungssitzung stattfinden? ------------------------------------------------------------------------ 191 Sind Sie reif fuer Projektmanagement? ------------------------------------------------------------------------ 192 Wie viel Zeit pro Projekt? ------------------------------------------------------------------------ 194 Wer moderiert die Steuerungssitzung? ------------------------------------------------------------------------ 195 * Auf einen Blick: Die Steuerungssitzung ------------------------------------------------------------------------ 196 Ein Schlusswort: Packen Sie's an! ------------------------------------------------------------------------ 197 Ein bisschen Zivilcourage ------------------------------------------------------------------------ 197 Strategie fuer Frischgebackene ------------------------------------------------------------------------ 197 Strategie fuer alte Hasen ------------------------------------------------------------------------ 199 Strategie fuer Topmanager ------------------------------------------------------------------------ 200 In der Zwischenzeit ------------------------------------------------------------------------ 201 Stichwort ------------------------------------------------------------------------ Abkuerzungen ======================================================================== ATG = AufTragGeber PM = ProjektManager ******* EOF ************************************************************