222.txt ************************************************************************ * Edit v1.010 from 2007-04-24 to 2021-05-21 by HSc * ************************************************************************ UEberleben im Projekt Tumuscheit, Klaus D. Redline Wirtschaft ISBN 3-636-01291-3 Survival-Strategien fuer Projektleiter und -teams. Seite Auszug ======================================================================== I. Teil: ------------------------------------------------------------------------ 13 Vom Kick-off bis zum Projektende ------------------------------------------------------------------------ 15 1 Projekte sind der pure Frust ------------------------------------------------------------------------ 15 Das Leid des Projektmanagers ------------------------------------------------------------------------ 16 Das Leid des Topmanagers ------------------------------------------------------------------------ 16 Die vier Frustpunkte des Projektmanagers ------------------------------------------------------------------------ 18 Tipp fürTopmanager: Projektfrust mildern ------------------------------------------------------------------------ 19 Ein Projektmanager sucht vergeblich ------------------------------------------------------------------------ 20 2 Projektübergabe: Die Grobplanung ------------------------------------------------------------------------ 20 Frustpunkt 1: Unklare Ziele ------------------------------------------------------------------------ 20 Tipp für Topmanager: Unbequeme Zielklärung ------------------------------------------------------------------------ 21 Frustpunkt 2: Knappe Termine ------------------------------------------------------------------------ 23 Tipp für Topmanager: Termindruck lohnt nicht ------------------------------------------------------------------------ 24 Frustpunkt 2a: Es darf nichts kosten ------------------------------------------------------------------------ 25 Tipp für Topmanager: Wie man Kosten drückt ------------------------------------------------------------------------ 25 Frustpunkt 3: Keine Kooperation ------------------------------------------------------------------------ 26 Tipp für Topmanager: Kooperation sichern ------------------------------------------------------------------------ 27 Frustpunkt 4: Total überfordert ------------------------------------------------------------------------ 28 * Auf einen Blick: Die Grobplanung bei der Projektübergabe ------------------------------------------------------------------------ 30 3 Kick-off: Die Detailplanung ------------------------------------------------------------------------ 30 Erfolg ist planbar ------------------------------------------------------------------------ 32 Die Einladung zum Kick-off-Meeting ------------------------------------------------------------------------ 33 Der Bereichsleiter als Planungsengpass ------------------------------------------------------------------------ 34 Tipp für Topmanager: Detailplanung unterstützen ------------------------------------------------------------------------ 35 Die fiesen Tricks bei der Detailplanung ------------------------------------------------------------------------ 36 Abhilfe bei Overreporting: Ehrlichkeit ------------------------------------------------------------------------ 37 Abhilfe bei Overreporting: Sicherheitszuschläge ------------------------------------------------------------------------ 38 Ihr Auftraggeber fällt vor Schreck um ------------------------------------------------------------------------ 39 Schlucken Sie nicht! ------------------------------------------------------------------------ 40 Tipp für Clevere: Projekt im Bypass ------------------------------------------------------------------------ 42 Die Feedback-Regelung ------------------------------------------------------------------------ 43 Das 90-Prozent-Syndrom ------------------------------------------------------------------------ 44 Tipp für Topmanager: Feedback für Vorgesetzte ------------------------------------------------------------------------ 44 Klopfen Sie fest: Wann ist Ende? ------------------------------------------------------------------------ 45 Ist ein Meeting besser für den Kick-off? ------------------------------------------------------------------------ 46 Das Ergebnis des Kick-offs: grün oder rot ------------------------------------------------------------------------ 47 Sie haben keine Zeit für das Projekt ------------------------------------------------------------------------ 48 Tipp für Topmanager: Führungsaufwand beachten! ------------------------------------------------------------------------ 49 Führungsaufwand: Seien Sie unbescheiden! ------------------------------------------------------------------------ 50 Was sonst noch Ihre Zeit frisst ------------------------------------------------------------------------ 52 * Auf einen Blick: Die Detailplanung beim Kick-off ------------------------------------------------------------------------ 53 4 Die Realisierung ------------------------------------------------------------------------ 53 Besuchen Sie wie wild! ------------------------------------------------------------------------ 54 Was tun bei Planabweichungen? ------------------------------------------------------------------------ 55 Abweichungen: Wie sag' ich's meinem Vorgesetzten? ------------------------------------------------------------------------ 57 Tipp für Topmanager: Abweichungen managen ------------------------------------------------------------------------ 57 Seien Sie Ihr eigener Spion ------------------------------------------------------------------------ 58 Wie gemein: Die Mächtigen sabotieren! ------------------------------------------------------------------------ 59 Der Linienvorgesetzte sabotiert Sie ------------------------------------------------------------------------ 60 Das Projekt als Sprungbrett ------------------------------------------------------------------------ 61 * Auf einen Blick: Die Realisierung ------------------------------------------------------------------------ 63 II. Teil: ------------------------------------------------------------------------ 63 Alltagshilfen für Projektmanager ------------------------------------------------------------------------ 65 5 Ärgerlich: Die Linie weiß nicht, was sie will ------------------------------------------------------------------------ 65 Was tun bei unklaren Zielen? ------------------------------------------------------------------------ 66 Die Ziel Vorstellungen klären ------------------------------------------------------------------------ 67 Die Leute wissen nicht, was sie wollen ------------------------------------------------------------------------ 68 * Auf einen Blick: Was tun, wenn Ihr Auftraggeber nicht weiß, was er will? ------------------------------------------------------------------------ 69 6 Vorsicht: Was will der Projektanwender? ------------------------------------------------------------------------ 69 Der Endkunde entscheidet ------------------------------------------------------------------------ 71 * Auf einen Blick: Was tun, damit Sie nicht am Endanwender vorbeiplanen? ------------------------------------------------------------------------ 72 7 Rollierende Planung ------------------------------------------------------------------------ 72 Chancn - Umsetzen - Planen - Umsetzen ------------------------------------------------------------------------ 74 * Auf einen Blick: Planen Sie rollierend! ------------------------------------------------------------------------ 75 8 Tipp für Topmanager: Das Projektende ------------------------------------------------------------------------ 75 Sichern Sie das Know-how ------------------------------------------------------------------------ 77 * Auf einen Blick: Am Projektende Know-how sichern ------------------------------------------------------------------------ 78 9 Die ewigen Projektfallen ------------------------------------------------------------------------ 78 Hier fällt man immer wieder rein ------------------------------------------------------------------------ 81 10 Die Optimismusfalle ------------------------------------------------------------------------ 81 Topmanager sind Optimisten ------------------------------------------------------------------------ 82 Mittelmanager sind Pessimisten ------------------------------------------------------------------------ 83 Der Test als Lösung ------------------------------------------------------------------------ 84 Der Normalfall: keine Tests ------------------------------------------------------------------------ 85 Der Extremfall: lauter Optimisten ------------------------------------------------------------------------ 87 Der Sonderfall: Berater als Optimisten ------------------------------------------------------------------------ 88 Tipp für Topmanager: Optimismus dosieren ------------------------------------------------------------------------ 90 * Auf einen Blick: Die Optimismusfalle ------------------------------------------------------------------------ 91 11 Die Entscheidungs-Arthrose ------------------------------------------------------------------------ 91 Die Bürokratie bekämpfen ------------------------------------------------------------------------ 92 ABS für "nach Diktat verreist" ------------------------------------------------------------------------ 93 ABS für sinnlos kleine Spielräume ------------------------------------------------------------------------ 95 ABS gegen Verschlepper ------------------------------------------------------------------------ 97 ABS gegen die liebe Terminnot ------------------------------------------------------------------------ 97 ABS gegen Drückeberger ------------------------------------------------------------------------ 98 ABS gegen operative Hektik ------------------------------------------------------------------------ 99 * Auf einen Blick: Die Entscheidungs-Arthrose ------------------------------------------------------------------------ 100 12 Der Tyrannosaurus-Effekt ------------------------------------------------------------------------ 100 Ein Mächtiger regiert hinein ------------------------------------------------------------------------ 101 * Auf einen Blick: Der Tyrannosaurus-Effekt ------------------------------------------------------------------------ 102 13 Die Sozialkompetenzfalle ------------------------------------------------------------------------ 102 Klären Sie die Erwartungen ------------------------------------------------------------------------ 103 Woher kommt der Druck? ------------------------------------------------------------------------ 105 Sonderproblem: Fachleute sind nicht fachkundig ------------------------------------------------------------------------ 106 Vereinbaren Sie die Spielregeln ------------------------------------------------------------------------ 107 Vereinbaren Sie Gesprächsregeln ------------------------------------------------------------------------ 107 Die sieben goldenen Gesprächsregeln ------------------------------------------------------------------------ 111 Tipp für Topmanager: Revolution! ------------------------------------------------------------------------ 112 Was tun, wenn einer die Regeln bricht? ------------------------------------------------------------------------ 113 Checkliste:Auftakt-Meeting ------------------------------------------------------------------------ 113 Präsentationen ------------------------------------------------------------------------ 115 In der Höhle des Löwen ------------------------------------------------------------------------ 116 Es kracht richtig: das Konfrontations-Meeting ------------------------------------------------------------------------ 116 O Schreck, ein Querulant im Team ------------------------------------------------------------------------ 117 Warum Projektmanager schwimmen ------------------------------------------------------------------------ 118 • Auf einen Blick: Die Sozialkompetenzfalle ------------------------------------------------------------------------ 120 14 Die Parkplatzfalle ------------------------------------------------------------------------ 120 Ein Unbequemer wird geparkt ------------------------------------------------------------------------ 121 Das Dornröschen-Syndrom: Küssen Sie mal! ------------------------------------------------------------------------ 122 Der Kollege hat Recht ------------------------------------------------------------------------ 123 Der Kollege hat Unrecht ------------------------------------------------------------------------ 123 Das Problem mit dem Dornröschen-Kuss ------------------------------------------------------------------------ 125 One up, one down ------------------------------------------------------------------------ 125 Kommen Sie runter ------------------------------------------------------------------------ 126 Einige One-up-Killerphrasen ------------------------------------------------------------------------ 128 * Auf einen Blick: Die Parkplatzfalle ------------------------------------------------------------------------ 129 15 Die Fachexpertenfalle ------------------------------------------------------------------------ 129 Die gefährlichste Falle überhaupt ------------------------------------------------------------------------ 130 Vermeiden Sie die Fachexpertenfalle ------------------------------------------------------------------------ 130 Tipp für Topmanager: Setzen Sie aufs Greenhorn! ------------------------------------------------------------------------ 131 • Auf einen Blick: Die Fachexpertenfalle ------------------------------------------------------------------------ 132 16 Die Querulantenfalle ------------------------------------------------------------------------ 132 Ein großer Mann hat Angst ------------------------------------------------------------------------ 132 Nicht zu empfehlen: der Bypass ------------------------------------------------------------------------ 133 Fallbeispiel: der alte Haudegen ------------------------------------------------------------------------ 134 Rauchen Sie die Friedenspfeife ------------------------------------------------------------------------ 135 l lolen Sie sich Akzeptanz ------------------------------------------------------------------------ 137 Fangen Sie die Ängste auf ------------------------------------------------------------------------ 137 Die weichen Faktoren ------------------------------------------------------------------------ 138 Tipp für Topmanager: Soft Factors pflegen! ------------------------------------------------------------------------ 138 Auch der Bereichsleiter hat Angst ------------------------------------------------------------------------ 140 Tipps für Topmanager: Veränderungsprojekte ------------------------------------------------------------------------ 141 * Auf einen Blick: Die Querulantenfalle ------------------------------------------------------------------------ 142 17 Die Werkzeugfalle ------------------------------------------------------------------------ 142 Hin Mittelständler verkalkuliert sich ------------------------------------------------------------------------ 142 Hin Konzern verkalkuliert sich ------------------------------------------------------------------------ 144 Transparenz ist unerwünscht ------------------------------------------------------------------------ 144 Hin Projektmanager verkalkuliert sich ------------------------------------------------------------------------ 145 Der Newcomer-Effekt ------------------------------------------------------------------------ 146 Tipp für Topmanager: Finger weg von Tools! ------------------------------------------------------------------------ 146 Brauchen Sie überhaupt ein Tool? ------------------------------------------------------------------------ 147 Netzplan, Balkenplan oder Matrix-Projektplan? ------------------------------------------------------------------------ 151 Wo ein Netzplan sinnvoll ist ------------------------------------------------------------------------ 152 Der Zauberlehrling ------------------------------------------------------------------------ 152 Tipp für Topmanager: Tools sind gefährlich! ------------------------------------------------------------------------ 153 * Auf einen Blick: Die Werkzeugfalle ------------------------------------------------------------------------ 155 18 Sinnlose Sitzungen ------------------------------------------------------------------------ 155 Das Monster, das Ihre Zeit frisst ------------------------------------------------------------------------ 156 Sinnvoll: das Info-Meeting ------------------------------------------------------------------------ 156 Das Problem-Meeting ------------------------------------------------------------------------ 157 Bestimmen Sie einen Moderator! ------------------------------------------------------------------------ 158 Ladcn Sie richtig ein! ------------------------------------------------------------------------ 158 Organisieren Sie! ------------------------------------------------------------------------ 159 Beginnen Sie richtig! ------------------------------------------------------------------------ 160 Gehen Sie die TOP durch! ------------------------------------------------------------------------ 160 Warum moderieren Sie nicht? ------------------------------------------------------------------------ 161 Wie Sie Hierarchen begegnen können ------------------------------------------------------------------------ 162 Verteilen Sie die Verantwortlichkeit0 ------------------------------------------------------------------------ 163 Wer führt das Protokoll? ------------------------------------------------------------------------ 164 Die häufigsten Meeting-Pathologien ------------------------------------------------------------------------ 165 Einer produziert sich ------------------------------------------------------------------------ 165 Sie moderieren mit eiserner Faust ------------------------------------------------------------------------ 166 Alle reden wirr und endlos ------------------------------------------------------------------------ 166 Das Protokoll taugt nichts ------------------------------------------------------------------------ 167 Alle wollen das Problem lösen ------------------------------------------------------------------------ 168 Es kommt zu einer Schuldzuweisungsorgie ------------------------------------------------------------------------ 169 Warum sinnlose Sitzungen? ------------------------------------------------------------------------ 169 * Auf einen Blick: Sinnlose Sitzungen ------------------------------------------------------------------------ 171 19 Die Ressourcenfalle ------------------------------------------------------------------------ 171 Planen, nicht meckern ------------------------------------------------------------------------ 172 Warum so passiv? ------------------------------------------------------------------------ 173 Tipp für Topmanager: Lieben Sie Lemminge? ------------------------------------------------------------------------ 174 * Auf einen Blick: Die Ressourcenfalle ------------------------------------------------------------------------ III. Teil: ------------------------------------------------------------------------ 175 Multiprojekt-Management für Topmanager ------------------------------------------------------------------------ 177 20 Die Hitliste der Projekte ------------------------------------------------------------------------ 177 Die totale Intransparenz ------------------------------------------------------------------------ 178 Wer will Transparenz? ------------------------------------------------------------------------ 178 Die Furcht zerstreuen ------------------------------------------------------------------------ 179 Prioritäten setzen ------------------------------------------------------------------------ 179 1. Ordnungskriterium: strategischer Nutzen ------------------------------------------------------------------------ 181 2. Kriterium: die Laufzeit ------------------------------------------------------------------------ 181 3. Kriterium: der Aufwand ------------------------------------------------------------------------ 182 4. Kriterium: der Zielbeitrag ------------------------------------------------------------------------ 182 Weitere Kriterien ------------------------------------------------------------------------ 183 Die Gewichtung der Kriterien ------------------------------------------------------------------------ 184 Zwei Projekte - eine Zahl ------------------------------------------------------------------------ 185 Pflege und Nutzen der Transparenz ------------------------------------------------------------------------ 186 Transparenz ist lästig ------------------------------------------------------------------------ 186 * Auf einen Blick: Die Hitliste der Projekte ------------------------------------------------------------------------ 187 21 Die Steuerungssitzung ------------------------------------------------------------------------ 187 Die Torwächter des Projektmanagements ------------------------------------------------------------------------ 188 Hier wird das Projekt geprüft ------------------------------------------------------------------------ 188 Hier muss der Projektmanager antanzen ------------------------------------------------------------------------ 189 Hier sitzen die Motivationskiller ------------------------------------------------------------------------ 190 Wie oft soll die Steuerungssitzung stattfinden? ------------------------------------------------------------------------ 191 Sind Sie reif für Projektmanagement? ------------------------------------------------------------------------ 192 Wie viel Zeit pro Projekt? ------------------------------------------------------------------------ 194 Wer moderiert die Steuerungssitzung? ------------------------------------------------------------------------ 195 * Auf einen Blick: Die Steuerungssitzung ------------------------------------------------------------------------ 196 Ein Schlusswort: Packen Sie's an! ------------------------------------------------------------------------ 197 Ein bisschen Zivilcourage ------------------------------------------------------------------------ 197 Strategie für Frischgebackene ------------------------------------------------------------------------ 197 Strategie für alte Hasen ------------------------------------------------------------------------ 199 Strategie für Topmanager ------------------------------------------------------------------------ 200 In der Zwischenzeit ------------------------------------------------------------------------ 201 Stiwo. ------------------------------------------------------------------------ 007 Vorwort ------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------ 017 Projektfrust mildern 1. Zielunklarheit 2. Termin- und Budgetknappheit 3. Keine Kooperation 4. Hilfe, ich fühle micht total ueberfordert Ausraeumen beim erstmoeglichen Zeitpunkt -> machen Sie sich bemerkbar. HSc: schmeicheln, mir ... unklar, wie Columbo herausfinden ... unbequeme Fragen zeigen PM-Kompetenz. -> Diplomatie Wer war involviert 022 -> Zeitraeume derjenigen bisher benoetigt -> Vergleich -> optimitisch, realistisch, pessimistisch Schaetzung In der Linie keine zusaetzliche Kapazitaetn - Vom Schreibtisch aus nichts entscheiden - In die Linie gehen und nachfragen. PM -> ATG: Sobald ich dass habe, treffen wir uns wieder (Zeit nach Aufwand) und wir koennen dann mit realistischen Terminen planen. 023 Je besser die Linie desto weniger Projektfeuerwehr. 027 ATG verhandet oder gibt Verhandlungsmandat, d.h. PM -> Marschall oder kuendigt PM auf Bereichsleitersitzung an und stellt Ihn vor. HSc: Vision <- Firma -> Idee -> Ausschuss Manager = ATG <- Aufgabe -> PM <- Aufgabe -> Manager: Ziel klaeren (Termine, Budget) ATG: Klare Zielvorstellungen Kooperation Insolvation Personal & Entwicklung <- Werte durch/aus optimitischer/realistischer/pessimistischen vergleichbaren Aufgaben heraus holen. -> Die Grobplanung der - Termine - Reduzierung moeglich bei Akzeptanz der Auswirkungen (4 Stellschrauben: Zeit, Buget, Qualitaet, Ziel). - Kosten - Kapazitaeten - Personal <- Verbindungen durch ATG herstelllen lassen. 030 Kick Off - Die Detailplanung Grobplan -> Bereichsleiter -> Terminplan fuer Kapazita2ten, also Personalplan. Einladung der Bereichsleiter - Wann, Wo (Extern), Wer laedt ein (ATG) - Was ist - Was bringst - Wer ist - Welche Bereiche 036 Der langfristige Erfolg von Projektmanagement liegt in seinen strukturellen Erfolgen. HSc: Script4Y - Testdaten. - Overreporting <- Optimist Puffer Nichts kosten - aehnliche Aufgaben + Kleine Verzoegerungen -> Sicherheitszuschlag 20% HSc: wird vom PM generell vorgenommen, von Zuarbeitern wird dies untersagt. Ihre persoenliche Schaetzung ist gefragt. PM verteilet ein Sicherheitszuschlag bei Bedarf. + Kritische Aufgaben -> Sicherheitszuschlag 100%, 2*Zeit PM nicht Fach- sonderen Sozialkompetenz. 038 20% fressen 80% Ressource 80% brauchen nur 20% -> Pareto Prinzip Streiten Sie nicht mit dem ATG, sondern holen Sie Ihn auf den Boden der Realitaet zurueck. Verhandeln Sie, Alternativen, 4 Stellschrauben: 1/2 Groesze 2*Personal -> -20% statt -50% Bypass am Bereichsleiter, aber nur wenn Einverstaendnis herrscht. Bereichsleiter: 100% Junior Produktionsleiter: 50% (Wir Indianer helfen uns gegenseitig) PM persönlich: Nicht ein Projekt, sondern ein Gesicht steht dahinter, das redet, motiviert und mahnt. 042 Feedbock - Regelung am Anfang mit aushandeln (Wieoft, Wann, Wie, über Was, Art der Meldung) 044 Wann ist Ende? Klären (Werden Sie zu was gezungen, versuchen Sie es zu vermeiden) 046 Ergebnis des Kick Offs. Rot oder Grün? 051 Kaizen 072 Gut gepuffert heiszt, jede Aufgabe bekommt 20% und wenn diese nicht aufgebraucht werden, kann er fuer einen spaeteren Bedarf oder gegen anderes getauscht werden. HSc: Nur wenn ALLE ins Ziel kommen, sind wir angekommen! 128 PM = Fuehrungs-, Sozial- und Prozessexperte hinterfragt den Fachexperten aus dem Projektteam! Fachexpertenfalle 4. Wie nehmen 5. Wo bin ich kompetent 6. Wo rede als ich und 130 Fachwissen ist fuer einen PM sekundaer. Hinterfragen Sie partizipativ (https://trainer-akademie.de/partizipativer-fuehrungsstil-in-der-praxis/ Der partizipative Führungsstil beschreibt einen Ansatz, nachdem die Führungskraft den Mitarbeiter*innen Partizipation, also Teilhabe an Entscheidungsprozessen oder an der Ideenfindung ermöglicht. ... Und das kann sowohl Führungskräfte, als auch Mitarbeiter vor enorme Herausforderungen stellen.) 135 Akzeptanz -> Zur Kooperation bewegen - Sachaufgaben - Prozeszaufgaben (Menschen) Projektfortschritt -> Einbahnstrasze Feedback <- Fragen 137 Menschen - Informieren -> Veranstaltung planen/Konzeptionieren/durchfuehren/auswerten -> Leute sollten das Projektergebnis akzeptieren und nutzen. Nichts bekommt man zum Nulltarif, aber dass musz sein. 142 Werkzeuge 40% Stoerung (Telefonate, ....) beim Team. 60% wirkliche Arbeit am Projekt -> Endtermin MT/60% = 1,6MT -> 5h/Tag. Abkuerzungen ======================================================================== ATG = AufTragGeber PM = ProjektManager ******* EOF ************************************************************