207.txt ************************************************************************ * Edit v1.012 from 2020-01-16 to 2022-09-14 by HSc + JPe * ************************************************************************ Buerokorrespondenz - profeszionell und ueberzeugend! Wolfgang Manekeller Verlag humboldt 1992 In Zusammenarbeit mit DUDEN ISBN 975-3-581-66938-2 Seite Auszug ======================================================================== 005 Vorwort ------------------------------------------------------------------------ Wir haben staendig eine Flut schriftlicher Informationen aufzunehmen, auszuwerten, zu neuen Informationen zu verarbeiten. ... Und davon, wie gut oder schlecht wir sie ausueben, haengt weitgehend unser erfolg oder Miszerfolg ab. ... unsere "Buerotexte" in erschreckenden Ausmasz informationszchwach, schwer verstaendlich. ..., seine Position zu behaupten oder auszubauen. 006 ... Grundlagen und Grundsaetze sinnvoller Textgestaltung ... ... (IDA = Inhalt, Darstellung, Aufwand) 011 1. Wie formuliert man im Buero? ------------------------------------------------------------------------ ... den groeszten Nutzen ab, wenn wir die Informationsaufnahme immer wieder unterbrechen, um unsere eigenen Gedanken zu machen. Der Physiker und Schriftsteller Georg Chistoph Lichtenberg (1742 bis 1977) schrieb etwas drastisch, aber treffend: "Nichts erklaert lesen und studieren beszer, als eszen und verdauen. 012 ... "Kaufmannsdeutsch", ..., das "Fachchinesisch" ein. ... gar positives "Andersformulieren" im Buero entdecken? 013 Die verstaendliche UEberlegung fuer einen Kaufmann, das Geschaefte vorgehen, konnte nur deshalb gedeihen, weil zwischen sprachlichen guten Texten und Geschaeftserfolg kaum ein Zusammenhang zu bestehen schien. Aber "eigentlich" war ein beschoenigendes Deckwort fuer "nie". 013 2. Die Ziele der Textarbeteit im Buero ------------------------------------------------------------------------ HSc: 1. Informieren! 2. Wirken! 3. Wirtschaftlich produzieren! 014 2.1 Durch einen Text informieren ------------------------------------------------------------------------ ... richtig informieren ... 015 Der Arbeitsablauf (HSc: Stille Post) Sie ueberschaetzen ihre Kenntnisze oder sind zu bequem oder unterschaetzen den Kunden. 016 ... der Fehler. die sich eingeschlichen haben, gar nicht bewuszt ist. Schaelen Sie Absatz fuer Absatz, manchmal Satz fuer Satz, die wesentlichen Inhalte, die Informationskerne, in Form genauer Stichtworte heraus. Schreiben Sie in einer zweiten Stichwortreihe ihre Antwortabsicht dazu. Merken Sie ferner zu den Antwortstichworten an, welche Zusatzinformationen Sie von wem einholen und wen Sie vieleicht von dem Korrospontenzvorgang oder Teilen davon unterrichten mueszen. Legen Sie schlieszlich durch Numerierung der Stichworte fest, in welcher Reihenfolge Sie die einzelnen Punkte in Ihrem Brief behandeln wollen. Entscheidenf fuer zuegiges und richtiges Diktieren ist also: Der Sachbearbeiter musz sich vor Diktatbeginn ueber die zu behandeltnden Sachverhalte und ueber seine Absichten in klaren sein. Njur dann kann er sich voll auf das Formulieren seiner Gedanken und auf eindeutiges, regelrechtes Ansagen dieser Fomulierungen konzentrieren. 017 Zu 1.: Eine ankommenden Information, ..., vollstaendig aufzunehmen. Zu 2.: Auf Grund der festgehaltenen, interpredierten Eingangstatsachen (geistige Textverarbeitung) eine sinnvolle Antwort, eine sach- und partnergerechte Informationsabsicht zu entwickeln. Zu 3.: Die Informationsabsicht in Worte kleiden, sie im System unserer Sprache kodieren! 019 Struktur Tabellenkoepfe-> Seite 16 022 2.2 Durch einen Text wirken! ------------------------------------------------------------------------ informieren -> Inhalt -> Was wirken -> Darstellung -> Wie Schwerverstaendlichkeit: - Verstoesze gegen die Normen der Rechtschreibung -> Typistin (Komma) | Sachbearbeiter (Alle anderen), der Zeichensetzung -> Typistin und der Grammatik -> Sachbearbeiter; - Verstoesze gegen allgemeine "Normen" der Stilistik -> Sachbearbeiter; - Verstoesze gegen Schreibnormen. - Ungeschickte Ansprache des Lesers -> Sachbearbeiter. = Kontrollfunktion -> unterschreibende Vorgesetze. 023 Zur Kontrollfunktion ist eine Einschraenkung notwendig: Wo schlecht ausgebildete und ueberhaupt nicht weitergebildete Kraefte am Werk sind, koennen Vorgesetzte hoechstens das Schlimmste verhueten. Wollen Sie alles verbeszern, was verbeszerungswuerdig waere, koennten Sie die ganze Arbeit gleich selbst leisten. Da das nicht moeglich ist, bleibt ihnen meistens nichts anderes uebrig, als zigmal am Tag beide Augen zuzudruecken. Allerdings waere es ihre Pflicht, die Situation lanfristig konsequent zum Beszeren zu veraendern oder eine solche Veraenderung zu veranlaszen. 023 2.3 Den Text wirtschaftlich produzieren! ------------------------------------------------------------------------ Nicht die Schreibkosten. Entscheidend ist doch: Was kostet das Schriftstueck? 025 Texte 20% zu lang 026 Zusammenfaszung zu 2 ------------------------------------------------------------------------------- 027 Beispieltexte aus der Praxis ------------------------------------------------------------------------------- 038 4 Auf den Inhalt kommt es an ------------------------------------------------------------------------------- 041 angemessen uebertreiben Vollstaendigkeit nicht moechte einleuchend -> Wirklichkeit folgerichtig -> Logik der Gedankenfuehrung 045 4.1 Die Fakten mueszen stimmen! ------------------------------------------------------------------------------- 047 4.1.1 Richtigkeit ------------------------------------------------------------------------------- 050 4.1.2 Angemeszene Genauigkeit ------------------------------------------------------------------------------- 052 4.1.3 Angemeszene Vollstaendigkeit ------------------------------------------------------------------------------- 053 4.2 Ist der Text folgerichtig? ------------------------------------------------------------------------------- 054 4.3 Ubereinstimmung zwischen Infonnationsabsicht und Text ------------------------------------------------------------------------------- 055 Das Gedenken geschieht in der Sprache. ... eine ungefaehr in die gegend des Sachverhaltes ziehende sprachliche Wendung gesetzt. 062 4.3.1 Anschlusz suchen und finden ------------------------------------------------------------------------------- 064 4.3.2 Kleine Verwechslungen ------------------------------------------------------------------------------- 067 4.3.3 Wenn eins nicht zum andern paszt ------------------------------------------------------------------------------- 072 4.3.4 Bedingungen, die nicht zu stellen sind! ------------------------------------------------------------------------------- 073 4.3.5 Gedankenmischung ------------------------------------------------------------------------------- 074 4.3.6 Schlechte Zeiten ------------------------------------------------------------------------------- 075 4.3.7 Falsche Verkuerzungen . ------------------------------------------------------------------------------- 077 4.3.8 Falsche Begruendungen ------------------------------------------------------------------------------- 081 4.3.9 Behaupten ist leicht, beweisen schwer! ------------------------------------------------------------------------------- 082 4.3.10 Sinn am seidenen Faden ------------------------------------------------------------------------------- 083 4.3.11 UEberlegung, die vielfach abwesend ist ------------------------------------------------------------------------------- 084 4.3.12 Der scheinbare Nachteil ------------------------------------------------------------------------------- 085 4.3.13 Wenn es irgend "anmutet". ------------------------------------------------------------------------------- 086 4.3.14 Vergleiche, die zu nichts fuehren ------------------------------------------------------------------------------- 086 Sprachliches Selbsttor ------------------------------------------------------------------------------- 086 Aus der Chemie ------------------------------------------------------------------------------- 087 Nur ein Schritt vom Wege ------------------------------------------------------------------------------- 088 Von Niederhaltem und Anpreszdruck ------------------------------------------------------------------------------- 089 Wenn's ums Geld geht ------------------------------------------------------------------------------- 090 4.3.15 Ergiebig ausgiebig_ ------------------------------------------------------------------------------- 091 4.3.16 Hin und her . _ ------------------------------------------------------------------------------- 093 4.3.17 Das tueckische "wenn" ------------------------------------------------------------------------------- 093 Bedingungen Gegenbegruendung ------------------------------------------------------------------------------- 094 Bedingung Gleichsetzung ------------------------------------------------------------------------------- 095 "Wenn" oder "dasz"? ------------------------------------------------------------------------------- 096 "Wenn" oder Grundform? ------------------------------------------------------------------------------- 097 4.3.18 Unscharfe Sprachfotos ._ ------------------------------------------------------------------------------- 098 4.3.19 Plakate, die ins Schwarze treffen ------------------------------------------------------------------------------- 099 4.3.20 Einiges ueber "um zu" ------------------------------------------------------------------------------- 101 4.3.21 Vorsicht bei Garantie! ------------------------------------------------------------------------------- 102 4.3.22 Konsequenz ------------------------------------------------------------------------------- 102 Ein miszlungener Anfang ------------------------------------------------------------------------------- 103 Nicht nur ... sondern auch ------------------------------------------------------------------------------- 104 4.3.23 Gelockerte Bindungen ------------------------------------------------------------------------------- 104 Einerseits ..., andererseits 104 Zwar ein Schriftsteller, aber kein guter 107 4.3.24 Bitte seien Sie so freundlich und ------------------------------------------------------------------------------- 110 UEbungsaufgaben und Loesungen zu 4.3 ------------------------------------------------------------------------------- 130 Die Darstellung ist mehr als Verpackung ------------------------------------------------------------------------------- 132 5.1 Verstaendlichkeit ------------------------------------------------------------------------------- 1. meinen in Sprache zufinden 2. Empfaenger erreicht ------------------------------------------------------------------------------- 134 5.1.1 Wortwahl ------------------------------------------------------------------------------- 134 Koflastig ------------------------------------------------------------------------------- 156 Die durften ... aber nicht wesentliches vor allem leicht verstaendlich 137 Getarnte Taetigkeiten ------------------------------------------------------------------------------- 142 "Das Schreiben und das Lesen" ------------------------------------------------------------------------------- 143 Aufwendige Verhaeltnisze ------------------------------------------------------------------------------- 145 Das treffende Wort ------------------------------------------------------------------------------- 149 Das Fremdwort ------------------------------------------------------------------------------- 150 Wortarten im angemessene Schranken halten ------------------------------------------------------------------------------- 152 5.1.2 Satzbau ------------------------------------------------------------------------------- - Verstaendlichkeit 153 ... ,verschachtelt, ... , kunstvoll gebaut ... HSc: Super Satz von Arthurs Schoppenhauer. "Jener inneren Leere aber und Duerftigkeit der Menschheit ist auch dieses zuzuschreiben, dasz, wenn einmal irgendeinen edlen, idealen Zweck beabsichtigend, Menschen besserer Art zu einem Verein zusammentreten, als dann der Ausgang fast immer dieser ist, dasz aus jenem 'plebs' der Menschheit, welcher, in zahlloser Menge, wie Ungeziefer ueberall alles erfuellt und bedeckt, und stets bereit ist, jedes ohne Unterschied zu ergreifen, um damit seiner Langeweile, wie unter andern Umstaenden seinem Mangel zu Hilfe zu kommen, - auch dort einige sich einschleichen oder eindraengen und dann bald entweder die ganze Sache zerstoeren oder sie so veraendern, dass sie ziemlich das Gegenteil der ersten Absicht wird." 157 5.1.3 Textaufbau Hauptzweck des Lesens ------------------------------------------------------------------------------- 161 5.1.4 Schriftqualitaet und Schreibweisen ------------------------------------------------------------------------------- 162 wenn unterstreichen abgeschlossene Sperrung 163 5.1.5 Anschaulichkeit ------------------------------------------------------------------------------- 167 Textlaenge - rein saechlich - anschaulich lebendig - buerokratisch 169 Zusammenfaszung zu 5.1 was erschwert ist 1. Viele Hauptwoerter 2. Hauptwoerter mit der Endung "eng" soweit sei Taetigkeiten ausdruecken 3. ungebraeuchliche Fach und Fremdwoerter, soweit die Information fuer Laien gedacht ist. 172 UEbungsaufgaben und Loesungen zu 5.1 ------------------------------------------------------------------------------- 183 5.2 Nonngerechtheit als Hilfe und Visitenkarte ------------------------------------------------------------------------------- 184 5.2.1 Probleme der Rechtschreibung ------------------------------------------------------------------------------- 185 diktierende Sachbearbeiter, damit zu tun? 1. Fach und Fremdwoerter buchstabieren, kontrollieren eindeutige, einheitliche Diktiersprache unerlaeszlich Diktieren ist in der DIN 5009 186 5.2.2 Zeichensetzung nach Gefuehl? ------------------------------------------------------------------------------- 187 nicht des Gewicht des Fehlers, sondern allein das Erkennen entscheidet Seine symphatische Antwort einen Fehler, der den Gedanken nicht "beschaedigt sollte man, meine ich, nicht zu kleinlich sein. Man muss 188 Welche loesungen bieten sich an? 1. Der Diktierende sagt ALLE Satzzeichen auszer dem Komma an. 5.2.2.1 Komma beim Vergleichen eifachen, Vergleich ->Nein vollstaendige Vergleichssaetze ->Ja 189 Nebensaetze erkennt man daran, dass sie meistens ein besonderes Einleitungswort haben (Relatoinspronomen): der, welcher usw. relatives Pronomialadverb: wo, wie usw. unterordnete Konjuktion: dass damit, dass das Zeitwort oder, bei zusammengesetzten Zeiten, das Hilfszeitwort am Ende steht; dass ein eigener Satzgegenstand vorhanden ist, dass zum Hauptsatz oder einem Nebensatz hoeheren Ranges das Verhaeltnis der Unterordnung, der Ab- haengigkeit besteht. dass die kommalose Schreibweise heute in Duden Vorschrift ist. 190 5.2.2.2 Ein fragliches Komma vor "und" vor "und", wenn dieses "und" einer ------------------------------------------------------------------------------- Hauptsatz eingeleitet: wonach ein Nebensatz am Anfang und am Ende durch ein Komma sein muss. Hauptsatz 1, Nebensatz 1, und