Gliederung
Es ist egal,
ob man die Einteilung 1., 2., 3., …
mittels Phasen durchführt, Meilensteine setzt,
oder nach anderen Gesichtspunkten, wie Abschnitte, gliedert.
Die Basis aller ist die Zeit t!
Da diese kontinuierlich von Beginn bzw. Startpunkt S
bis zum Ende bzw. dem Zielzeitpunkt Z vergeht.
Wir werden in folgenden den Begriff "Phase" verwenden.
Diese Eckdaten sind in der Abb. 1a schematisch dargestellt.
Das ist ein idealisierter statischer Verlauf.
Eine Aufgabe wurde gestellt.
Die Aufgabenstellung musste während des
ganzen Projektes nicht geändert werden.
Es wurde kalkuliert, organisiert und in 6 Phasen realisiert.
Es ist eher selten, das sich die Aufgabenstellung nicht ändert und
die Lösung trotzdem mit der Zeit mitgeht.
Das Bild als PDF kann mit
Kalkulation eines zeitlichen Verlaufs eines Projektes als pdf
Verlauf
Ein Projekt läst sich grob in 3 Abschnitte gliedere,
in denen die einzelnen Phasen angesiedelt sind:
- Abschnitt:
Projektbeschaffung mit Zieldefinition und Aufgabenstellung und deren
Klärung.
Dazu gehören die Vorgaben für die Ressourcen:
- Zeit;
- Finanzen (Geld, Material, Geräte, …, Personal) und
- Know How (Personen mit Wissen und Können);
welche aus einer vorgenommenen Analyse der Projekte gewonnen werden
müssen und auf Erfahrungen vergangener Projekte beruht.
Hat man diese nicht,
sollte man einen externen Berater mit Erfahrungen hinzu ziehen!
-
Phase = Definition des Projektes plus Situationsanalyse
Wie ist es momentan. Wer macht was wie und was kostet es.
Was will man damit ereichen und bis wann Amortisiert sich dies.
Vorstellen bei den Geldgebern.
Das können Kunden oder der Vorstand der eigenen Firma sein.
Hier wird verhandelt, ob man diese Idee prüfen lässt.
Tut der Geldgeber dies, ist zu klären
- der Rahmen (Zeit und Geld),
- der Ansprechpartner auf Auftragsgeberseite und
- die Modi der Kommunikation mit Ihm.
- Abschnitt:
Vorplanung des voraussichtlichen Bedarfs mit
- Grobplanung und -schätzungen;
- Absprachen mit dem Auftraggeber;
- Untersetzung des Grobplanes;
-
Klärung der Rechnungsmodalitäten und der zu benutzenden
Kommunikationskanäle;
- Vorabsprachen bzgl. des Bedarfs an Ressourcen.
Dies wird durch die folgenden Phasen abgedeckt.
-
Phase = Initialisierung mit
-
Bestimmung des Projektleiters.
Er sollte Zugang zu allen notwendigen Informationen haben!
Die Kommunikationswege/−verfahren sind abgesprochen und
der Termin der Vorlage des Ergebnisses der Initialisierung wurde
festgelegt.
-
Beschreibung der Aufgabe erstellen.
Analyse des Nutzens (SWOT) erarbeiten.
Eine Projektskizze (MindMap) erstellen.
-
Aus der Aufgabenstellung die Zielstellung des Projektes
herunter brechen.
Dabei ist zu klären,
wenn es betrifft:
- Die Firma als Gesamtheit.
-
Die Bereiche, Fachbereiche, Abteilungen in der Firma.
- Die Mitarbeiter die davon betroffen sind.
Und die dazu gehörigen Themen.
-
Der Projektplan wird durch die
Teilung
der Themen in
Teilabschnitte (Aufgaben) die
Schätzbar sind
aufgestellt.
Dazu gehören
- die Inhalte der Aufgaben ← Themen und
- der Ablauf ← Zeitbedarf und Folge der Aufgaben.
Heraus kommt,
-
wer macht was (Know How = Personen mit Wissen und Können)
- bis wann (Zeit) und
-
was kostet es
(Finanzen = Geld, Material, Geräte, …, Personal).
Und dies mit hoher Verbindlichkeit!
Dazu kann noch bei nicht schätzbaren Themen eine
Analyse der Machbarkeit
durchgeführt werden.
-
Qualitätssicherungsplan,
dazu gehört der Turnus für die Meetings, Reviews und
Schulungen.
PS: Der
Transfer der Qualität
gelingt durch die Personalentwicklung in
die Firma.
-
Risikomanagement.
Hier ist zu klären Was passiert Wenn:
- Mitarbeiter ausfallen (Kündigung, Krank, Urlaub.
-
Verlust von Material, Technik und Finanzen (Diebstahl, …)
auftreten.
- Höhere Gewalt das Projekt zum Stillstand bringt.
Am Ende liegt die Zieldefinition und Projektbeschreibung vor.
Da Ergebnis wird im Lastenheft (Was und Wofür) festgehalten.
Dies sind die Ausschreibungsunterlagen für die Partner.
Dies wird dem Auftraggeber zur Abnahme vorgelegt.
-
Phase = KickOff
Partner werden gesucht.
Sie sollen die Teilabschnitte und
deren Realisierung mit Angeboten zum Thema Zeit und Geld versehen.
Diese werden Vorvertraglich für den Bedarfsfall gebunden.
Die Zahlen der Angebote werden in die Teilabschnitte der Grobplanung
eingetragen,
womit sich die Feinplanung ergibt.
Diese finden im Pflichtenheft (Wie und Womit) ihren Niederschlag,
welches dem Auftraggeber zur Abnahme vorgelegt
wird.
-
Abschnitt: Realisierung des Projektes mit
- Startschuss;
- Feinplanung;
- Modalitäten der Realisierung;
-
der laufender Kontrolle und Planverfeinerung mit Soll/Ist-Vergleich.
Hier ist besonderes Augenmerk auf kritische Wege zu richten.
-
Laufender Rücksprache mit dem
Auftraggeber über erreichtes und
zukünftiges,
so das er informiert ist.
Hier gilt der Spruch: "Klappern gehört zum Handwerk."
Er kann seinen Vorgesetzen davon Bericht erstatten und
bei Problemen aus ihren Lösungsvorschläge auswählen,
diese unterstützen, z. B. durch sein Eingreifen,
und seine Mitverantwortung wahrnehmen.
-
Abschnitt: Übergabe und Abnahme des Ergebnisses.
Dazu gehören die
-
Übergabe des Ergebnisses,
seines Handbuches incl. gefahrene Test;
- Einweisung und Schulung des Personals;
-
Inbetriebnahme des Ergebnisses
plus evtl. letzte und entgültige Datenübernahme;
-
Interview mit den einzelnen Benutzern über
Änderungswünsche, Ergänzungen, aufgetretenen Fehler,
Zufriedenheit, erkannter Nutzen, etc.
Daraus können sich zukünftige Aufgaben ergeben;
-
Übergabe der Dokumentation zum Thema
Projektverlauf in Zeit, Finanzen, Material und Personal
plus Sicherung der elektronischen Daten wie Historie und Updates;
Werkzeuge und deren Bedeutung, Benutzung und Einsatz,
. Literatur- und Quellenverzeichnis;
Wird der Punkt "Dokumentation",
aus welchen Gründen auch immer,
weg gelassen,
steht beim nächsten Projekt, Auftraggeber und Projektmanager,
wieder vor dem Problem,
nicht auf nicht genügend Erfahrungen zurück greifen zu
können;
- Abschlussrechnung und Gewährleistung;
-
Präsentation des Ergebnisses.
Hier kann man noch einmal mit allen Beteiligten sprechen,
bekommt man wichtiges Feedback, Kontakte werden positiv bestätigt,
Nachfolgeaufträge können hier geordert werden.
Hier gilt der Spruch "Tue gutes und rede darüber."
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Abb. 1a: Idealen Verlaufs eines Projektes
vom Start S bis zum Ziel Z.
Abb. 1b: Korrigierter Verlauf eines Projektes mit einer
Änderung der Aufgabe,
der damit notwendigen Überarbeitung
der 1. und 2. Phase und Neustart
ab den Zeitpunkt S1.
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