Protokolle und ihr Nutzen
Neben dem Formular hat das Protokoll auch eine zeitliche Komponente,
die Reihenfolge.
Deine Funktionen sind:
-
Objektiv zu belegen was die Ergebnisse eines Meetings,
Gespräches oder Vereinbarung waren.
Ohne Beleg keinen Beweis,
und ohne Beweis kein Urteil über ein Ergebnis.
-
Information
sowohl für die Teilnehmer als auch gegenüber Dritten,
was das Ergebnis war.
Daraus ergibt sich, dass das Protokolle nicht nur Pflicht,
sondern Werkzeug und Ergebnis zu gleich sind.
Wie sollten also Protokolle,
welche objektiv und fair zu gleich sind,
aussehen bzw. erstellt werden?
Sie sollten
-
Wann?
Das Protokoll sollte immer während der Sitzung
erstellt werden. Niemals danach oder noch später! Warum?
Später wird immer das Selbstbildnis des Protokollanten und
nie 100% das im Konsens, gesagte und gemeinte, im Protokoll stehen.
Je später das Protokoll angefertigt wird,
desto mehr wird die Meinung des Protokollanten einfließen!
-
Wie? Professionell und fair ist es,
wenn sofort verkündet wird,
was wie ins Protokoll aufgenommen wurde.
Im Anschluss sollte sofort das kopierte handschriftliche Protokoll
an alle Teilnehmer vorab verteilt werden.
- Alle Ergebnisse werden fortlaufend nummeriert.
Damit kann jedes Ergebnis
jederzeit eindeutig bestimmt und darauf verwiesen werden
Wenn Sie die drei Punkte beachten,
werden Sie Zeit mit späteren Diskussionen sparen und
somit werden soziale Konflikte vermieden.
Denn jeder hat die Gewissheit und die Kontrollmöglichkeit,
dass das im Protokoll auch das steht, was gesagt und gemeint wurden.
Eine gute Methode ist das Action Item - Protokoll.
Protokoll H&S<−EDV
Bericht:
2019-09-24, Mi./HSc
Meeting
|
09:00 Uhr |
Liste der Anwesenden in alphabetischer Reihenfolge und ihr Wort was Sie,
wenn der Nächste bereit ist, zu buchstabieren.
FSc: Montag
HSc: Rand
TSc: location
|
09:06 Uhr |
HSc (00:06h)
|
- B bbbb bbbbb bb bb bbb bbbbb bbbbb bbbb bbb bbbbb bbbbb bbbbbbbb
- A aa aaa aa aaaa
- C cccc ccccc c cc
|
09:12 Uhr |
TSc (00:12h) |
- B bbbb bbbbb bb bb bbb bbbbb bbbbb bbbb bbb bbbbb bbbbb bbbbbbbb
- A aa aaa aa aaaa
- C cccc ccccc c cc
|
09:24 Uhr |
FSc (00:05h) |
- B bbbb bbbbb bb bb bbb bbbbb bbbbb bbbb bbb bbbbb bbbbb bbbbbbbb
- A aa aaa aa aaaa
- C cccc ccccc c cc
|
09:29 Uhr: Ende |
Wir wenden dieses bei unserer täglichen Mitarbeiterbesprechung am
Morgen an,
um die persönlichen
- Arbeitsaufgaben,
- die erreichten Ergebnis und
- Angebote (Präsentationen, Vorträge)
für Heute und Morgen bekannt zu geben.
Der Protokollant, rechts oben im Signum vermerkt,
ist gleichzeitig auch der Moderator, unterstrichen in der Anwesenheit,
und beginnt Montags mit dem Chef.
Am Dienstag kann in der alphabetischen Liste der Anwesenden der Nächste
den Job übernehmen.
Nach dem pünktlichen Beginn wird sich begrüßt,
vorgestellt und
das in der Liste der Anwesenden vermerkt.
Wer das Meeting moderiert,
bekommt unter seinem Kürzel einen
Strich darunter und beginnt.
Und wir üben das Buchstabieralphabet.
Danach beginnt das Meeting und
jeder bekommt Zeit für sich.
Diese Zeitdauer kann in Klammern hinter dem Kürzel vermerken werden und
hilft einem sich zu kontrollieren.
Auf die Unterstriche werden die vierstelligen Nummern des Tickets und
ihre Serviceklasse laut Kanban und oder Action Item geschrieben.
Danach dass
Was nicht auf dem Kanban-Board zu sehen ist.
Action Item - Protokoll
Das Action Item - Protokoll" stammt aus dem militärischen Bereich.
Hier wurden Projekte mit internationaler Beteiligung über
räumliche und zeitliche Gebietsgrenzen durchgeführt.
Dabei hat es sich bewährt.
Es bringt folgende Vorteile:
-
Die Methode ist
standardisiert und leicht anwendbar;
-
Sie hilft dem Moderator,
sich auf eine Besprechung
vorzubereiten und sie
produktiv zu gestalten;
-
Einfache Kontrolle
der Beschlüsse und Ergebnisse von
voraus gegebenen Besprechungen.
Dabei werden
die Ergebnisse
eines Meetings in diesem Protokoll
- fortlaufende Nummeriert und
- in 4 Kategorie eingeteilt.
Diese Kategorien sind:
- Aufforderung bzw. Aktion (Action) Aufforderung
-
Sie beinhaltet 5 Punkte die zum Teil
aufeinander aufbauen.
-
Der Umfang einer Aktion ist immer
begrenzt.
-
Damit lassen sich die Bearbeitungsdauer und die Kosten
abschätzen.
-
Für die Lösung der Aufgabe kann damit und
wird ein eindeutiger Endtermin festgelegt.
-
Die Festlegung einer Aktion erfordert immer die
Zustimmung
der Betroffenen und
-
verpflicht
"Ihm", den Verantwortlichen,
zum Handeln.
Der Verantwortliche ist i.d.R. einer der Betroffenen oder
ein Bestellter.
Nicht Anwesenden
kann deshalb generell keine Aufgabe zugewiesen werden.
I.d.R. gibt es eigentlich immer eine
letzte Aktion im Protokoll,
welche den Termin des nächstens Meetings festlegt!
- Beschluss und ihre 3 Punkte.
-
-
Die Kosten und der Arbeitsumfang lassen sich
nicht begrenzen
oder sind
nicht gleich Null.
-
Er erfordert die
Einigung aller Beteiligten.
-
Und er ist damit für alle verbindlich!
Der Endtermin fällt i.d.R. mit dem Ende des Projektes zusammen.
- Empfehlung
-
Eine Empfehlung
darf einseitig ausgesprochen werden und
sie ist damit
nicht verpflichtend.
Sie wird benutzt wenn
-
der Betroffene
nicht anwesend
ist oder
-
wenn sich die Beteiligten auf einen Beschluss oder
eine Aktion
nicht einigen können
oder
-
wenn der Punkt
als merkenswert erachtet
wird.
- Feststellung
-
Die Feststellung
darf einseitig ausgesprochen werden.
Sie erfordert daher keine Einigung und ist nicht verpflichtend.
-
Eine Feststellung gibt
Tatbestände, Sachverhalte und persönliche Sichtweisen
einzelner Beteiligter wieder.
Um nicht
persönlich
zu werden,
sollte sie in der
ICH−Form
ausgedrückt werden.
Im folgenden ein Beispiel für eine Abschrift eines handschriftlichen
Protokolls.
Besprechungsprotokoll
Projekt: |
Tastatur-Tester mit Notstromversorgung |
Termin: |
2003-03-24, Mo., 08:00 Uhr |
Thema: |
Elektrische Schaltung der externen Stromversorgung |
Leiter, Protokollant, Teilnehmer: |
HSc, SSc, CBr |
Ort: |
H&S<−EDV, Raum 07 |
Verteiler: |
TSc |
Nr.+Art |
Betroffen |
Beschreibung als ganzer Satz incl. Stichwort. |
Termin der Abnahme |
Offene Punkte vorheriger Protokolle:
|
0023A |
KHe |
Die abisolierten Enden der Testkabel mit DIN bzw. PS/2-Stecker oder
Kupplung mittels Klebe-Etiketten mit der
Kontakt-Pin-Nr. beschriften.
5*0:01h + 6*0:01h = 0:11h
|
2003-02-14, Fr. 16:00 Uhr |
Neue Punkte: |
0104F |
HSc |
In der Zeitplanung für die Anwesendheit wurde ein Fehler
bzgl. des 24. Februar und März festgestellt.
Die MA_2003.XLS - Kalkulation bzgl. der Computer-Belegung,
sollte auch von den Mitarbeitern auf Korrektheit überprüft
werden.
|
|
0105E |
HSc |
Empfehlen würde ich im Entwicklungsstadium eine reine externe
Stromversorgung,
welche auf der Leiterkarte auf DC=5V stabilisiert ist.
Später kann diese, bei Bedarf,
um Akku und Ladeschaltung erweitert werden.
|
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0107B |
KHe, HSc |
Beschlossen wurde,
dass der im Lager zur Verfügung stehende Schaltkreis B3370
verwendet werden sollte.
HSc wird 1 Stück von dort beziehen.
|
2003-03-24, Mo. 10:00 Uhr |
0108A |
HSc |
Entwickeln, Skizzieren und Dimensionieren der elektronischen
Schaltung mit dem B3370.
1:00h + 0:30h +0:30h = 2:00h
|
2003-03-24, Mo. 16:00 Uhr |
|