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Elektronische Dokumentation am PC

ist ein effektives Hilfsmittel zum Erfassen und Dokumentieren von Zuständen und Einstellungen der Soft- und Hardware.
Unter anderem auch geeignet für die Dokumentation der erbrachten Leistung am PC für die Lieferschein- bzw. die Rechnungs-Position. Damit kann man effektiv Zeit bei der Nacharbeit sparen, deshalb Nutzen.

  • Was sollte man vor Beginn einer Dokumentation bzgl. der Vorgehensweise beachten bzw. festlegen?
  • Gegebenen Möglichkeiten unter den verschiedenen Systemen.
Erstellen einer elektronische Dokumentation am PC unter
  • Ab Windows 7 kommen Informationsprogramme vom Betriebssystem hinzu,
  • Ab Windows 2000 kommt das Einbetten von Bildern in den Text.RTF hinzu,
  • Ab Windows 95 bis Me hatten die Möglichkeit der Screenshots und
  • unter Unix, DOS und Co. konnte man Textausgaben abfangen und speichern.

Allgemeine Vorgehensweise

Wie bei jeder Dokumentation, nur die Hilfsmittel sind andere, kann man wie folgt vorgehen:
  1. Erstellen einer Struktur oder eines Planes, Was man, Wann, Wie und Wo dokumentieren will.
  2. Sammeln von Informationen durch
    • Notizen, z.B. mit Editor, Zettel, Schreibbrett, Block,... (je einfacher desto besser);
    • Bilder (Ein Bild sagt mehr als tausend Worte);
    • Töne vermitteln Stimmungen;
    • ...
  3. Die Weiterverarbeitung der gewonnen und gesichteten Informationen und deren Verbindung zu einer Einheit, d.h. in Wort, Bild und Ton, mittels des Vorgabe-Programms zur Dokumentation.

Möglichkeiten der Vorgehensweise

Welche Möglichkeiten für Hilfsmittel gibt es für das Sammeln von Informationen?
Es gibt die Text-, Bild- und Ton-Formen der erhaltbaren Informationen. Zu klären ist, wie und wo kann man nun welche erlangen.

Nun noch ein paar Tipps und Hinweise:
Genauso wenig wie der Schmetterling im Liebesakt auf den Fotografen wartet, genau so ausdauernd und muss man auch am PC sein können. Kurz gesagt: Kenne deine Werkzeuge und halte sie bereit!

  1. Bereitstellen der notwendigen Hilfsmittel für die Aufnahme der Daten.
  2. docu1a.png
    Abb. 1a: Dateinamen sollten ähnlich sein
    Speicherort und Namen festlegen.
    Dabei sollten Mal-, Sound- und Textdatei ähnliche Namensanfänge erhalten, damit man deren Zuordnung erkennt und sie im Windows Explorer untereinander stehen. Somit wird ein langes Suchen vermieden.
  3. docu1b.png
    Abb. 1b: Kurzbeschreibung im Textprogramm
    Eine Kurzbeschreibung im Textprogramm (z.B. Editor) wird für das Bild gemacht, damit man anschließend genau weiß, welches Bild zu welchem Thema gehört. Die Kurzbeschreibung sollte immer in ganzen Sätzen erfolgen und mit einer Speicherung abschließen.
    Diese vorab beschriebene Vorgehensweise, macht man mit allen benötigten Bildern bzw. aufgenommen Tönen.

Kurz danach ist das Material zu sichten und zu bewerten, bevor es nach Vorgaben des Auftraggebers, weiterverarbeitet wird.

Achtung, die Beschriftung sollte vor dem Vergrößern und Verkleinern erfolgen, so dass dass Verhältnis zur Bildschriftgröße erhalten bleibt.

Betriebssysteme und ihre Möglichkeiten

Ab Windows 7 bis 8

Die große Neuerung ist die Möglichkeit der Nutzung von board-eigenen Mitteln des Betriebssystem. Deren Ausgaben werden in Texte umgeleitet und so kann daraus das Was, Wie, Warum herausgefiltert werden. Damit sollte die Ursache für den Fehler erkannt worden sein und eine Lösung gefunden werden können.

Welche wären das?
  • date /t > Das aktuelle Systemdatum.
  • time /t > Die aktuelle Systemzeit.
  • fsutil.exe > Um die Einstellung der Cluster für die Festplatte zu erfahren.
  • ver > Windows Version ermitteln.
  • set > Auflistung der Systemvariablen.
  • driverquery /FO List /v > Verwendete Treiber.
  • msinfo32.exe > Informationen die Microsoft Information 32Bit ausliest.
  • wmic product get name, installlocation > Prduktliste, auch Programmliste genannt.
  • wmic startup get caption,command > Welche Programm befinden sich im Start beim Hochfahren?
  • slmgr.vbs /dlv > Service Lizenz Manager und seine Anzeige der Lizenzierungen und deren Dauer.
  • ipconfig /all > Die Netzwerkeinstellungen.
  • start > Möglichkeit eine Programm wie einen Editor zu starten, um sich die Texte gleich anzuschauen.
Das in einer Stapeldatei vereint, vereinfacht die automatische Erlangung der notwendigen Informationen, in deren Zeit wir uns mit dem Kunden über die Vorgeschichte unterhalten können.

Ab Windows 2000 bis XP

Die große Neuerung ist die Möglichkeit des RTF-Formates, Bilder im Text einzubetten. Z. Bsp. WordPad, welches unter Start/Programme/Zubehör zu finden ist, kann unter diesem Format speichern.
Wie sollte man vorgehen?
  1. WordPad unter Start/Programme/Zubehör aufrufen;
  2. Menü/Datei/Speichern unter aufrufen. Die Datei unter C:/Temp mit dem Namen bestehend aus 2stellig Monat, 2stellig Tag, 3stelliges Namenskürzel und 1stellige laufende Nummer, dem Dateityp RTF und der Endung .WRI speichern. Vorteil:
    • Man wüste in welchen Monat,
    • an welchen Tag und
    • Wer die Dokumentation erstellt hat.
    • Und Neun pro Tag dürften genügen.
    • Die Endung WRI statt RTF sorgt dafür das WordPad diese Datei öffnet, während RTF von einer vorhandenen Textverarbeitung, wie z.Bsp. Word, geöffnet wird.
    • Des weitern kann im Verzeichnis C:/Temp jeder angemeldete Benutzer arbeiten!
    In den ersten Zeilen der Datei sollte der Autor der Datei, ein Titel und das Datum mit Wochentag vermerkt werden. Die Daten sind hilfreich, wenn die Erinnerungen aufgefrischt werden sollen.
  3. Screen-Shot machen;
  4. Fenster zur Dokumentation mittels <Alt>+<Tab> wechseln. Text mit oder ohne Format schreiben und Screen-Shot mittels Menü/Bearbeiten/Einfügen oder <Strg>+<v> einfügen. Den Text nicht vergessen mittels Menü/Datei/Speichern oder <Strg>+<s> zu sichern;
  5. Fenster zur Anwendung mittels <Alt>+<Tab> wechseln und weiter wie bei 3.

Ab Windows 95 bis Me

  • docu3a.png
    Abb. 3a: Startmenü zum Zubehör/Editor (1.)
    Für Notizen kann man den Editor verwenden. Er ist unter Start/Programme/Zubehör zu finden.
  • Seit Windows 95 wurde die Funktion der Taste <Druck> bzw. <PrtSrc>, vom Ausdruck des Bildschirminhaltes auf dem Drucker, welcher an LPT1 angeschlossen sein musste, in die Zwischenablage (Kopierablage) verlegt. Dieser Vorgang nennt sich Screen-Shot und kann sogar bis auf die Eingabeaufforderung in einer DOS-Box ausdehnen werden. Von der Art und Weise der Screen-Shot-Erstellung gibt es zwei Varianten:
    1. Mit <PrtScr> wird der komplette Bildschirminhalt, so wie gesehen, in die Zwischenablage kopiert.
    2. Nur das aktive Fenster, wird mit <Alt>+<PrtScr>, in die Zwischenablage kopiert. Das ist Neu!
  • docu3a.png
    Abb. 3a: Startmenü zum Zubehör/Paint (2.)
    Jetzt benötigt man noch ein grafisches oder Malprogramm, Dazu bringt MS Windows das Programm Paint, ebenfalls unter Start/Programme/Zubehör mit.
    Nachdem man den Sceenshot erstellt hat wird
    1. docu3b.png
      Abb. 3b: Paint Menü/Bearbeiten/Einfügen
      dieser in Paint aus der Zwischenablage mittels Menü/Bearbeiten/Einfügen einzufügen;
    2. docu3c.png
      Abb. 3c: Paint Fenster: Bild auf Datenträger speichern
      und als Datei mittels Menü/Datei/Speichern unter gespeichert.
    3. docu3d.png
      Abb. 3d: Paint Menü/Datei/Speichern unter und Neu
      Nach dem Speichern ist es günstig im Paint-Programm eine neue Datei zu öffnen (Siehe 3.), damit nicht zu viel Hauptspeicherplatz durch das Programm belegt wird.
    4. Im Editor sollte man dem Bildnamen einen aussagekräftigen Satz zuordnen, um später dem Inhalt ein Motiv zuordnen zu können. Gespeichert sollte der Text nach jeder Änderung werden, mittels Hotkey <Strg>+<S> geht das am schnellsten.
      Ist man damit fertig, kann man zum nächsten Bild einfügen übergehen.
  • Paint speichert die Bilder standardgemäß unter C:\Eigene Dateien. Die anderen Programme sollten ihre Dateien deshalb auch unter C:\Eigene Dateien speichern, damit die Dateien am gleichen Ort zu finden sind.

Unix, DOS und Co.

Die Textform gibt es schon seid Unix, DOS und Co. Es werden dazu die drei, aus der Unix-Welt stammenden, Pipeline-Operatoren |, > und >> eingesetzt. Damit ist es möglich die Ausgaben von Programmen, welche auf diesen System laufen, umzulenken und zu speichern. Damit können diese später weiter bearbeitet werden.
Kommen wir zu Syntax:

  • Mit dem Operator | wird die Ausgabe des Programms nicht gleich auf dem Monitor, sondern vorab dem nach geschalteten Programm zur Bearbeitung überlassen.
    Syntax: Programm1 [Parameter] | Programm2
    Beispiel:
    C:>dir *.* /s | sort
    Hier werden alle Dateien *.*, incl. der in den Unterverzeichnis /s aufgelistet. Bevor diese auf dem Monitor angezeigt werden |, werden sie noch nach den Namen mittels des Befehls sort sortiert.
  • Mit dem Operator > wird die Ausgabe, statt auf dem Bildschirm, auf/in das nachfolgende Gerät/Datei gegeben. Die Datei wird dabei generell neu erstellt, d.h. falls so eine Datei an diesem Ort existiert, wird diese generell überschrieben und damit der Inhalt gelöscht.
    Syntax: Programm1 [Parameter] > Geraet
    Beispiel:
    C:>dir *.* /s > Otto.TXT
    Damit kann man die Ausgabe-Information des dir-Befehls, direkt in die Datei Otto.TXT schreiben, welche zuvor gelöscht wurde. Aus dieser kann man sie dann später problemlos, mittels kopieren oder ausschneiden, entnehmen.
  • Der Operator >> leitet die Ausgabe genau so wie > auf/in das nachfolgende Gerät/Datei um. Im Gegensatz zu ihm wird aber die Datei nicht überschrieben, sondern die Ausgabe wird an die Datei angehängt. Damit können mehrere Ausgaben in dieser Datei gesammelt werden.
    Syntax: Programm1 [Parameter] >> Gerät
    Beispiel:
    C:>dir *.* /s >> Otto.TXT
    Damit kann man die Ausgabe-Information des dir-Befehls, an die Datei Otto.TXT anfügen. Aus dieser kann man sie dann ebenfalls später problemlos, mittels kopieren oder ausschneiden, entnehmen.