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kto0b.jpg Von Nobu Tamura (http://spinops.blogspot.de) - Eigenes Werk, CC BY 2.5, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=19459204

Edit v5.003 from 2021-07-21 to 2021-07-29 by HSc

Mozilla Thunderbird mit mehreren EM-Konten einsetzen

Mozilla Thunderbird ist ein Programm zum Abholen von E−Mails vom Online-Konto beim ISP oder anderen Anbietern. Hat man mehr als 1 Konto ist die Frage vorab, welche Ordner und Strukturen werden auch von mehr als 1 Konto benutzt.

Einrichten des 1. Kontos

Achtung es werden 2 Ordner eingerichtet, "Lokal" und das "1 Konto".

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    Abb. Kto1: Konten-Einstellungen
    Bezeichnung, Identität mit der Sie beim Empfänger angezeigt werden. Wichtig ist die Signatur, sonst gibt's Ärger
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    Abb. Kto11: Server-Einstellungen
    Hier wird die Frage geklärt, wie tut er die Abholung von E−Mails bewerkstelligen, ab Wann versucht er dies und wo legt er diese auf dem Computer ab.
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    Abb. Kto12: Kopien & Ordner
    Wohin soll die gesendete EM als Kopie gespeichert werden. Natürlich bei der E−Mail-Adresse. Entwürfe und Vorlagen sollte aber allem, auch von den anderen EM-Konten in einen Ordner unter "Lokal" gespeichert werden, denn diese sind für die Benutzung durch alle Anderen auch interessant.
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    Abb. Kto121: Das Archiv
    Das Archiv sollte auch gemeinsam sein, jedoch die Einstellung dass die Struktur der einzelnen Konten dabei erhalten bleibt. So kann auch das Finanzamt mit den Rechnungen per EM der vergangenen Jahre schneller versorgt werden.
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    Abb. Kto13: Verfassen & Adressieren
    Welches Format HTML oder NUR TEXT je nach Bedarf und Empfänger. Bei einer Antwort auf eine empfangene EM empfehle ich die Reihenfolge Antwort, Signatur und hinten das Zitat auf das man Antwortet daran.
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    Abb. Kto14: Junk-Filter
    Junk-EM mit den persönlichen Adressen abgleichen. Das ist gut, den Junk-Adressen hält man nicht vorrätig. Und hier ist eine Gemeinsamkeit mit anderen EM-Konten, diese EM's werden in den gemeinsamen Junk-Ordner nach "Lokal" verschoben.
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    Abb. Kto15: Speicherplatz
    Also sparen würde ich hier nicht, denn zum Beispiel Rechungen und Verträge sind länger als 1 Jahr aufzubewahren.
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    Abb. Kto16: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
    Hier können Sie verschlüsseln, wenn der Empfänger ihren öffentlichen Schlüssel hat, kann er nur dann auch ihre EM lesen. Wenn Sie so etwas vorhaben, lassen Sie uns dies bei Ihnen einrichten und testen, bevor gar nichts mehr geht.
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    Abb. Kto17: Empfangsbestätigung
    Hier sollten Sie sich 2 Fragen beantworten. Wollen Sie dies den anderen zu muten und brauchen Sie dies auch?
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    Abb. Kto2: Lokale Ordner
    Hier wird alles platziert was alle EM-Konten gemeinsam liefern oder brauchen. Siehe Ablage der E-Mails.
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    Abb. Kto21: Junk-Filter
    Wenn man eine EM öffnet, kann diese darin als JUNK gekennzeichnet werden. Somit würden alle neuen EM, von diesem Absender, beim eintreffen gleich in den JUNK-Ordner verschoben werden. War das eine falsche Entscheidung, kann durch das Öffnen dieser im JUNK-Ordner, diese Markierung entfernt werden. Damit verschiebt sie die EM in den Posteingangsordner zurück.
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    Abb. Kto22: Speicherplatz
    Niemals zu wenig, denn manche Sachen, wie Rechnung und Verträge müssen Sie über Jahre in dem Format wie erhalten und dem Programm mit dem erhalten, dem Partner vorlegen. Günstig ist es für diese Nachrichten einen eigenen Ordner "Rechnung" und "Vertrag" zur Verfügung zu stellen. Damit hat man diese besser im Blick.
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    Abb. Kto3: Postausgangsserver (SMTP)
    Dieser gilt für alle EM-Adressen vom gleichen Provider. Diese ermittelt Mozilla Thunderbird sehr gut selbst.

Ablage der E-Mails

Einrichtung der Struktur füer die Ablage der E-Mails ist abhängig von dem was kommt und für die Firma, ihr Team, Kunden, Lieferanten, … wichtig ist. Bei dem Namen wird generell ein ".*" angehängt. Dieses kann Leer sein oder für ".msf", ".sbd" stehen und wird von Mozilla Thunderbird erstellt und verwaltet.

Struktur unter dem E-Mail-Konto

Hier werden zwei Sorten von Ordner angelegt. Die, die zu dieser E-Mails-Adresse gehören und die die nur von dieser E-Mail-Adresse empfangen werden.

  • Papierkorb (Trash.*): Für die gelöschten E-Mails dieser Adresse.
  • Posteingang (Inbox.*): Für die empfangenen E-Mails dieser Adresse.

Struktur im Ordner "Lokal"

Diese gemeinsame Ablage wird in dem Ordner "Lokal" eingerichtet und könnte wie folgt aussehen. Die 6+1 Ordner der durch das Programm vorgegeben ist. Siehe Konto-Einstellung Kopien & Ordner.

  • Entwurf (Unsent Messages): Nachrichten die schon Mal vorgeschrieben sind, evtl. noch korrigiert werden und später versendet werden. Was von Alle benutzt werden kann.
  • Vorlage: Alle Vorlagen die von allen E-Mail-Adressen genutzt werden können, um daraus Nachrichten zu generieren. Analog wie Vorlagen in Textverarbeitung und Kalkulation. Zeitsparend!
  • Gesendet: Alle Nachrichten die von allen E-Mail-Konten aus gesendet worden sind. Kann man zeitsparend und gut darin suchen.
  • Archiv: Alle Nachrichten werden nach einer einstellbaren Zeit ins Archiv verschoben. Was am Ende des 3. Monats im folgenden Jahr für dieses Jahr ausgelagert werden kann.
  • Junk: Für alle nervende Absender.
  • Postausgang: Alle Nachrichten die gesendet werden sollen, falls Sie Offline arbeiten.

Dann die 12 Ordner die für die Firma interessant sein könnten. Sie sind alphabetisch geordnet. Will man es ändern, kann man mit Ziffern davor die Reihenfolge verändern.

  1. _Unerledigt: Oh, das muss noch gemacht werden, aber nicht gleich jetzt, Ok.
  2. EDV = Elektronische Datenverarbeitung: Mit Computer und so ist immer Mal was, wie zum Beispiel
    • Alarm: Von der Alarmanlage oder …
    • Error: Fehlermeldungen
    • Havarie: Etwas ist im Argen.
    • Kriminell: Viren und ähnliches.
    • Seltsam: Ulkig
    • Test: Führt man aus um zu sehen ob es doch geht.
  3. Einkauf: Mit allen Bestellungen und den darauf erhaltenen E-Mails.
  4. Fibu = Finanzbuchhaltung mit allen eingetroffenen Rechnung. Dieser hat Unterordner für
    • OP = Offenen Posten: Für die Kommunikation mit Schuldner und damit jeder weiß wie es um die Zahlung von den steht.
  5. Gutschein: Bekommt man haufenweise, wenn man Bestellt, schaut man noch ob von diesem Anbieter ein Gutschein vorhanden ist.
  6. Interessant: Da will man noch Mal nachschauen.
  7. Kunden: Deren Post ist wichtig.
  8. Marketing: Welche Informationen hat man erhalten.
  9. Partner: Im Geschäft.
  10. Projekt: In Arbeit.
  11. Schule: Genutzte Schulungen und angemeldete Schulungen.
  12. Verkauf: Mit allen eigenen Verkäufen und den darauf erhaltenen E-Mails.
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