Edit v5.000 from 2007-01-29 to 2021-05-03 by HSc+JSc+FSc+TSc
Jahresumstellung von Outlook
Was bringt uns die Jahresumstellung?
Genügung des Gesetzes GDPdU von 2002,
welches eine revisionssichere Archivierung steuerrelevanter eMail's
über einen Zeitraum von 10 Jahren fordert.
Die Datei ihres persönlichen Ordners wird um einiges kleiner.
Und durch den kleineren persönlichen Ordner wird auch das Programm
schneller arbeiten.
Durchführen sollte man diese am Anfang vom 2. Quartal,
da man im 1. Quartal immer noch häufig auf die Daten des
4. Quartals vom Vorjahr zurückgreifen muss.
Jahresumstellung durchführen
Die Umstellung umfasst 6 Schritte:
Abb. 1a: Outlook starten
Outlook mit dem eigenen Profil starten,
über Start → Programme → ... .
Abb. 2a:Outlook Heute auswählen
Im Stammbaum Outlook heuteauswählen,
das ist ja der Ordner,
welcher das ganze vergangenen Jahr für den Postaus- und -eingang
benutzt worden ist.
Abb. 3a:Menü → Datei → Archivieren... aufrufen
Wir rufen den Menüpunkt Archivieren über
Menü → Datei → Archivieren... auf.
Dann erscheint das Fenster Archivieren.
Hier sieht man die Voreinstellungen.
Zum Beispiel in Menü → Extra → Optionen
hat man schon den Ort des Archivs angegeben.
Auf alle Fälle bezieht sich die Wartung nur auf den Outlook-Ordner
Heute.
Archiviert wird alles,
was älter ist als der
31.12. des Vorjahres
01.01. datiert von diesem Jahr
ist.
Das Ziel ist die archiv.pst,
welche sich im selben Verzeichnis wie die Outlook-Datei befindet.
Abb. 3c: Status der Archivierung in der Fußzeile
Der Start der Archivierung erfolgt durch Anklicken des Knopfes
.
Am unteren rechten Bildrand erscheint dann der Status der
laufenden Archivierung.
Abb. 4a:
Kontextmenü vom Persönlichen Ordner aufrufen
Umbenennen des Archivs.
Dazu den Ordner Ordner archivieren mit der
rechten Maustaste anklicken.
Um im erscheinenden Kontextmenü den Punkt Eigenschaften
auszuwählen.
Hier den Knopf anklicken.
Durch das Anklicken des Knopfes
,
haben wir die Möglichkeit den Ordner umzubenennen.
Abb. 4c: Fenster Persönliche Ordner
Die Ordnerbezeichnung sollte von
Ordner archivieren in
Archiv dreistelliges Namenskürzel_Jahr
zum Beispiel Archiv JSc_2006
umbenannt werden und
muss zweimal mit
bestätigt werden.
Abb. 5a: Archiv schließen
Damit die Datei Archiv.pst nur die Daten des letzten
Jahres enthält und
nicht weiter mittels Archivierung aufgefüllt wird,
ist es notwendig das jetzige Archiv umzubenennen.
Ordner Archiv mit der rechten Maustaste anklicken und
im Kontextmenü schließen auswählen.
Abb. 5b: Datei Archiv.pst umbenennen
Nach dem Schließen von Outlook
die Datei Archiv.PST mit dem Windows Explorer umbenennen in
dreistelliges Namenskürzel_Jahr.pst
zum Beispiel: JSc_2006.pst.
Abb. 5c: Fehler - Datei kann nicht umbenannt werden
Erscheint hier die Fehlermeldung: Datei kann nicht ...,
hat Outlook immer noch Zugriff auf diese Datei.
Hier hilft ein Neustart des Systems und
bevor Outlook wieder benutzt wird,
kann die Datei umbenannt werden.
Bei der nächsten Archivierung wird,
da keine Datei mit dem Namen Archiv.PST vorhanden ist,
eine neue Datei Archiv.PST erstellt.
In dieser werden dann die abgelaufenen Elemente von diesem Jahr gesichert.
Abb. 6a:
Outlook erneut starten,
um persönlichen Ordner zu komprimieren,
dazu Eigenschaften auswählen.
Freie Stellen
werden in der Outlook nicht unbedingt wieder gestopft,
deshalb kann diese Datei aussehen wie ein Schweizer Käse.
Hier setzt die Komprimierung der Outlook-Datei an und
füllt die offenen Bereiche.
Outlook mit dem eigenen Profil erneut starten.
Um den eigenen persönlichen Ordner zu komprimieren,
die Leerfelder zu entfernen,
und den Ordner kleiner zu machen,
geht man wie folgt vor.
In Outlook den Ordner
Outlook
Heute - [Persönlichen
Ordner]
mit der rechten Maustaste anklicken,
damit erscheint das Kontextmenü,
und hier in der Liste
Eigenschaften für ... auswählen.
Abb. 6b:
Fenster Persönlicher Ordner von JSc: Eigenschaften
In dem Fenster Persönlicher Ordner von JSc: Eigenschaften
den Knopf anklicken.
Abb. 6c: Fenster Persönlicher Ordner
Dann Knopf
anklicken.
Damit werden die als leer gekennzeichneten Stellen in Outlook
tatsächlich auch gelöscht.
Abb. 6d: Meldungsfenster Jetzt komprimieren
Wenn diese Meldung verschwunden ist,
ist die Komprimierung abgeschlossen.
Durch zweimaliges Drücken des Knopfes
dürfte die Datei kleiner geworden sein.
Überprüfen kann man dies im Windows-Explorer.
