Das ist die Vorbereitung des Profil von Outlook.
Dies wird realisiert in Mail,
welches über
Start → Einstellungen → Systemsteuerung
zu finden ist.
E-Mail-Konto
Bevor man Outlook das erste Mal startet,
muss der Maildienst in der Systemsteuerung konfiguriert werden.
Dazu rufen Sie bitte
Start → Einstellungen → Systemsteuerung
auf und
klicken Sie doppelt auf das Symbol von Mail.
Das E-Mail-Konto kann in
8 Schritten
eingerichtet werden.
Diese wären:
Abb. 1a: Fenster Mail
Klicken Sie auf den Knopf
•,
dann öffnet sich das Fenster laut Abb. 1b:Microsoft Outlook Setup-Assistent.
Abb. 1b:
Fenster Microsoft Outlook Setup-Assistent mit Dienstwahl
(1.)
Setzen Sie ein Häkchen bei Internet-E-Mail und
(2.)
wählen Sie
Informationsdienste manuell konfigurieren.
Anschließend auf den Knopf
•
klicken.
Abb. 1c:
Fenster Microsoft Outlook Setup-Assistent
mit Wahl des Profilnamens
Hier gibt man einen Profilnamen ein.
Zum Beispiel kann man eine Kombination aus Vorname
und Nachname eingeben,
wie: MMoebes
(Siehe 1.).
Anschließend auf
•
klicken.
Abb. 1d: Fenster Dienst zum Profil hinzufügen
Im Fenster Dienst zum Profil hinzufügen
werden alle Dienste angezeigt,
die man zum Profil hinzufügen kann.
Hier markieren wir den Dienst Internet E-Mail und
klickt auf
•
Damit wird der Dienst zum Profil hinzugefügt.
Abb. 1e: Fenster KHeinema Eigenschaften
Folgende Einstellungen müssen in den Eigenschaften des E-Mailkontos
gemacht werden:
(1)
Der Name des E-Mailkontos, hier MMo#HuSvEDVF.de.
(2.)
Nun den Firmennamen mit Nachname und Vorname des Mitarbeiters,
in dieser Reihenfolge eingeben.
(3.)
Unsere Organisation heißt Halle.
(4.)
Als letztes tragen Sie die E-Mailadresse des Mitarbeiters ein.
Anschließend die nächste Registerkarte Server•
auswählen.
Abb. 1f: Fenster CBr#HuSvEDVF.de Eigenschaften
Hier
füllen Sie folgende Felder wie im Bild angezeigt aus:
(1.)
IP-Adresse für den Posteingang,
(2.)
IP-Adresse für den Postausgang,
(3.)
Benutzername
(4.)
und ein Kennwort.
(5.)
Nun noch ein Häkchen bei Kennwort speichern setzen.
Anschließend in die Registerkarte
Verbindung• wechseln.
Abb. 1g: Fenster MMo#HuSvEDVF.de Eigenschaften
Bei der Registerkarte
Verbindung wird geklärt,
welche Verbindung zum Senden und Empfangen vom E-Mails verwendet werden
soll.
Wir wollen die Internet-Verbindung manuell herstellen
(Siehe 1.).
Anschließend in die Registerkarte
Erweitert•
wechseln.
Abb. 1h: Fenster MMo#HuSvEDVF.de Eigenschaften
Die erweiterten Einstellungen können wir so lassen.
Anschließend auf
• und
•
klicken.
Der Internet-E-Mail-Dienst ist fertig und wird zu dem Profil
hinzugefügt.
Persönlichen Ordner
Die Einrichtung erfolgt in 3 Schritten:
Abb. 2a: Fenster Dienst zum Profil hinzufügen
Gehen Sie über die Eigenschaften des Profils auf Dienste.
Dort klicken Sie bitte auf Hinzufügen und
wählen den Persönlichen Ordner
in der Dienstauswahl aus und
klickt auf
•.
Abb. 2b: Auswahl von Verzeichnis und Dateiname der Outlook-Datei.
Nun stellt man ein,
wo Outlook die Persönlichen Daten ablegen soll.
Passen Sie den Pfad entsprechend der Abb. 2b an und
tragen Sie als Dateinamen Ihr Namenskürzel ein.
Die Dateiendung lautet .pst.
Anschließend auf
•
klicken.
Die Sicherheitsfrage,
ob der Ordner erstellt werden soll können Sie bejahen.
Abb. 2c: Fenster Persönliche Ordner erstellen
(1.)
Im Fenster Persönliche Ordner erstellen
muss der Name des Persönlichen Ordners eingetragen und
(2.)
Komprimierbare Verschlüsselung ausgewählt werden.
Sie können aber auch ein Kennwort eingeben,
um das Konto zu schützen.
Anschließend auf
•
klicken und
der Persönliche Ordner mmoebes.pst wird fertig gestellt.
Adressbuch
Auswahl des vorrangig genutzten Adressbuches.
Dazu sind 2 Schritte notwendig.
Abb. 3a: Fenster Dienst zum Profil hinzufügen
Gehen Sie über die Eigenschaften des Profils,
auf Dienste.
Im Auswahlmenü Outlook-Adressbuch markieren und
•
klicken.
Jetzt werden alle bisher verfügbaren
Outlook-Adressbücher angezeigt.
Abb. 3b: Fenster Microsoft Outlook - Adressbuch
Stellen Sie ein,
dass die Einträge nach
Nachname/Vorname,
wie in Deutschland üblich geordnet werden
(1.).
Danach klicken Sie auf den Knopf
•.
Übermittlung und Adressierung
Mit welchen eMail-Konto sollen die eMails versendet werden,
wenn diesbezüglich keine andere Auswahl erfolgt ist?
Und aus welchen Adressbuch soll Ihnen die Adresse des Empfängers
angeboten werden.
Das kann man hier in 3 Schritten einstellen.
Abb. 4a: Fenster Eigenschaften von MMoebes
Stellen Sie sicher,
dass neue E-Mails an den Persönlichen Ordner ihrer Wahl
übermittelt werden.
Dort sind Diese dann im Posteingang zu finden.
Danach klicken Sie auf die Registerkarte
Adressierung•.
Abb. 4b: Fenster Eigenschaften von MMoebes
Hier stellen Sie sicher,
dass die Kontakte in Ihrem Persönlichen Verzeichnis
zuerst angezeigt werden.
Danach klicken Sie auf
•.
Abb. 4c: Fenster Microsoft Outlook Setup-Assistent
Die Dienste sind fertig eingerichtet
und werden in der Abb. 4c nochmal zusammengefasst.
Klicken Sie auf
•.
Anpassung
Wenn man gewerbliche E-Mails verschickt,
ist man gesetzlich verpflichtet eine
Signatur
mit den wichtigsten Geschäftsdaten
an jede E-Mail anzuhängen.
Weiterhin können Sie ihre E-Mails durch
Briefpapier
gestalten und
vielleicht Automatisch mit einer
Tagesmeldung
zum Bürostart versenden.
Hier erfolgt der Erste Start von Outlook und
die Anpassung des Programms auf die Vorgaben der Firma.
Der 1. Start
Dieser erfolgt in 3 Schritten:
Abb. 5a: Fenster Outlook 2000-Start
Nach dem Start von Outlook sehen Sie diesen
Outlook 2000-Start-Assistenten.
Klicken Sie bitte auf den Knopf
•.
Abb. 5b: Fenster Outlook 2000-Start
Wählen Sie den Punkt Unternehmen oder Arbeitsgruppe.
(1.)
Danach klicken Sie auf den Knopf
•.
Abb. 5c: Fenster Microsoft Outlook
Klicken Sie bei der Frage,
ob Outlook als Standardmanager eingerichtet werden soll
auf den Knopf
•.
Menüs anpassen
Abb. 6a: Fenster Anpassen
Dieses Fenster rufen Sie im über
Menü → Extras → Anpassen
auf.
(1.)
Entfernen Sie das Häkchen,
um zukünftig alle Menüs vollständig
angezeigt zu bekommen.
Es ist ein wichtiger Punkt,
um alles in Outlook sehen zu können.
Denn Sie bekommen sonst nur das angezeigt,
was Sie schon mal verwendet haben.
Klicken Sie bitte danach auf den Knopf
•.
Adressbuch
Abb. 7a: Kontextmenü von Kontakte
Rufen Sie bitte das Kontextmenü des Outlook-Ordners
Kontakte auf und
gehen Sie dort auf Eigenschaften
•.
Abb. 7b: Fenster Kontakte: Eigenschaften
(1.)
Auf der Karteikarte Outlook-Adressbuch
setzen Sie das Häkchen bei
Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen.
Klicken Sie nun bitte auf den Knopf
.
Abb. 7b: Fenster Kontaktoptionen
Im Menü → Extras → Optionen,
auf der Karteikarte Einstellungen
kann man durch Drücken des Knopfes
die Art und Weise der Ablage von neuen Kontakten und
den Standard für die Ablage von Kontakten festlegen.
Während in der USA vieles am Vornamen festgemacht wird,
ist das in Deutschland eher der Nachname.
Archivierung einrichten
eMails sollten auch wie Unterlagen bis zu 10 Jahre aufgehoben werden.
Damit diese nicht den Posteingang überfüllen,
können diese in eine externe Datei verschoben werden.
Die 1 Wahl dafür ist die Outlook-Datendatei für das Archiv.
Abb. 8a: Fenster Optionen
Öffnen Sie Menü → Extras → Optionen
und wählen Sie die Karteikarte Weitere.
(1.)
Das Häkchen am Menüpunkt:
Bei
Programmbeendigung Ordner "Gelöschte Objekte"
leeren
muss aktiviert werden.
Anschließend auf
klicken
•.
Abb. 8b: Fenster AutoArchivierung
Bei der AutoArchivierung müssen alle Häkchen aktiviert werden.
Die Standardarchivdatei sollte unter diesem Namen
gespeichert werden: archiv.pst
(1.).
Anschließend auf den Knopf
• klicken.
Profil wählen
Abb. 9a: Fenster Optionen
Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Dienste.
(1.)
Die Option: Zu verwendendes Profil bestätigen
muss aktiviert werden.
Anschließend auf die Knöpfe
•,
und
•
klicken.
Regeln festlegen
Abb. 10a:
Fenster Microsoft Outlook: Kontextmenü von Extras
In Outlook kann man seine eingehenden E-Mails direkt nach Erhalt
prüfen lassen
und gegebenenfalls nach Spam, Junk,
Technische E-Mails, usw. sortieren lassen.
Das bewerkstelligt man mit sogenannten Regeln.
Um Regeln festzulegen öffnen Sie das
Menü → Extras → Regel-Assistent...•
um den Assistenten zu öffnen.
Abb. 10b: Fenster Regel-Assistent
Klicken Sie im Fenster Regel-Assistent
auf Optionen
(1.)
Abb. 10c: Fenster Optionen
Klicken Sie im Fenster Optionen auf Regel importieren...
(2.).
Abb. 10d:Importieren aus
Außer in wenigen Ausnahmen
(z.B. bei einer kompletten Erstinstallation eines Firmennetzwerkes)
hat ein Mitarbeiter bereits fertig definierte Regeln in seinem
Team-Verzeichnis.
Um stupide Wiederholungsarbeit zu vermeiden,
kann man diese als Vorlage verwenden.
In unserem Beispiel mopsen wir uns die Regeln von SBa.
(3.)
Dazu gehen wir in sein Verzeichnis
Team/SBa und klicken die .rwz-Datei an.
(4.)
Dann klicken wir auf
.
Abb. 10e: Fenster Regel-Assistent
Als erstes richten Sie Regel 04PE_Aufg ein.
Markieren Sie die Regel im Fenster Regel-Assistent
und klicken Sie auf die Liste der Absender,
für die die Regel angewendet werden soll
(1.).
Abb. 10f: Fenster Regel-Assistent
Markieren Sie die Regel 06PE_2009,
klicken Sie auf den Ordner
(1.)
Regel-Adressen.
Wählen Sie alle firmeninternen Adressen außer Ihre eigene aus
und bestätigen mit dem Knopf
(3.).
Abb. 10g: Fenster Regel-Assistent
Im folgenden Fenster wählen Sie im folgenden Auswahl-Menü Ihr
Team-Verzeichnis in Public Outlook.
Dann bestätigen Sie zweimal mit den Knöpfen
.
