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Edit v4.001 from 2007-01-29 to 2019-10-01 by HSc+JSc+FSc+TSc

Jahresumstellung von Outlook

Was bringt uns die Jahresumstellung?

  • Genügung des Gesetzes GDPdU von 2002, welches eine revisionssichere Archivierung steuerrelevanter eMail's über einen Zeitraum von 10 Jahren fordert.
  • Die Datei ihres persönlichen Ordners wird um einiges kleiner. Und durch den kleineren persönlichen Ordner wird auch das Programm schneller arbeiten.

Durchführen sollte man diese am Anfang vom 2. Quartal, da man im 1. Quartal immer noch häufig auf die Daten des 4. Quartals vom Vorjahr zurückgreifen muss.

Jahresumstellung durchführen:

Jahresumstellung durchführen

Die Umstellung umfasst 6 Schritte:

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    Abb. 1a: Outlook starten

    Outlook mit dem eigenen Profil starten, über Start → Programme → ... .


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    Abb. 2a: Outlook Heute auswählen

    Im Stammbaum Outlook heute auswählen, das ist ja der Ordner, welcher das ganze vergangenen Jahr für den Postaus- und -eingang benutzt worden ist.


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    Abb. 3a: Menü → Datei → Archivieren... aufrufen

    Wir rufen den Menüpunkt Archivieren über Menü → Datei → Archivieren... auf. Dann erscheint das Fenster Archivieren.


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    Abb. 3b: Fenster Archivieren: Konfiguration überprüfen

    Hier sieht man die Voreinstellungen. Zum Beispiel in Menü → Extra → Optionen hat man schon den Ort des Archivs angegeben. Auf alle Fälle bezieht sich die Wartung nur auf den Outlook-Ordner Heute. Archiviert wird alles, was älter ist als der 31.12. des Vorjahres 01.01. datiert von diesem Jahr ist. Das Ziel ist die archiv.pst, welche sich im selben Verzeichnis wie die Outlook-Datei befindet.


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    Abb. 3c: Status der Archivierung in der Fußzeile

    Der Start der Archivierung erfolgt durch Anklicken des Knopfes . Am unteren rechten Bildrand erscheint dann der Status der laufenden Archivierung.


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    Abb. 4a: Kontextmenü vom Persönlichen Ordner aufrufen

    Umbenennen des Archivs. Dazu den Ordner Ordner archivieren mit der rechten Maustaste anklicken.


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    Abb. 4b: Fenster Ordner archivieren: Eigenschaften

    Um im erscheinenden Kontextmenü den Punkt Eigenschaften auszuwählen. Hier den Knopf anklicken. Durch das Anklicken des Knopfes , haben wir die Möglichkeit den Ordner umzubenennen.


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    Abb. 4c: Fenster Persönliche Ordner

    Die Ordnerbezeichnung sollte von Ordner archivieren in Archiv dreistelliges Namenskürzel_Jahr zum Beispiel Archiv JSc_2006 umbenannt werden und muss zweimal mit bestätigt werden.


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    Abb. 5a: Archiv schließen
    Damit die Datei Archiv.pst nur die Daten des letzten Jahres enthält und nicht weiter mittels Archivierung aufgefüllt wird, ist es notwendig das jetzige Archiv umzubenennen. Ordner Archiv mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü schließen auswählen.
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    Abb. 5b: Datei Archiv.pst umbenennen

    Nach dem Schließen von Outlook die Datei Archiv.PST mit dem Windows Explorer umbenennen in dreistelliges Namenskürzel_Jahr.pst zum Beispiel: JSc_2006.pst.


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    Abb. 5c: Fehler - Datei kann nicht umbenannt werden

    Erscheint hier die Fehlermeldung: Datei kann nicht ..., hat Outlook immer noch Zugriff auf diese Datei. Hier hilft ein Neustart des Systems und bevor Outlook wieder benutzt wird, kann die Datei umbenannt werden.


    Bei der nächsten Archivierung wird, da keine Datei mit dem Namen Archiv.PST vorhanden ist, eine neue Datei Archiv.PST erstellt. In dieser werden dann die abgelaufenen Elemente von diesem Jahr gesichert.

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    Abb. 6a: Outlook erneut starten, um persönlichen Ordner zu komprimieren, dazu Eigenschaften auswählen.

    Freie Stellen werden in der Outlook nicht unbedingt wieder gestopft, deshalb kann diese Datei aussehen wie ein Schweizer Käse. Hier setzt die Komprimierung der Outlook-Datei an und füllt die offenen Bereiche. Outlook mit dem eigenen Profil erneut starten. Um den eigenen persönlichen Ordner zu komprimieren, die Leerfelder zu entfernen, und den Ordner kleiner zu machen, geht man wie folgt vor. In Outlook den Ordner Outlook Heute - [Persönlichen Ordner] mit der rechten Maustaste anklicken, damit erscheint das Kontextmenü, und hier in der Liste Eigenschaften für ... auswählen.


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    Abb. 6b: Fenster Persönlicher Ordner von JSc: Eigenschaften

    In dem Fenster Persönlicher Ordner von JSc: Eigenschaften den Knopf anklicken.


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    Abb. 6c: Fenster Persönlicher Ordner

    Dann Knopf anklicken. Damit werden die als leer gekennzeichneten Stellen in Outlook tatsächlich auch gelöscht.


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    Abb. 6d: Meldungsfenster Jetzt komprimieren

    Wenn diese Meldung verschwunden ist, ist die Komprimierung abgeschlossen. Durch zweimaliges Drücken des Knopfes dürfte die Datei kleiner geworden sein. Überprüfen kann man dies im Windows-Explorer.


Wir sind fertig!