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Outlook Formulare

Mit Outlook-Formularen können E-Mail Nachrichteninhalte automatisch erstellt werden. Das spart stupide Wiederholungsarbeit und verbessert die Arbeitseffizienz. Auf dieser Seite zeigen wir, wie man damit eine Tagesmeldung mit automatischer Generierung von Datum und Uhrzeit erstellt.

Tagesmeldung

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Abb. 1a: Ansicht einer E-Mail als Tagesmeldung.

Hier ist die Beschreibung, wie unsere Tagesmeldung bei H&S<-EDV erstellt wird. Das Formular erzeugt eine E-Mail Nachricht, welche das aktuelle Datum und Uhrzeit als Betreff hat. (Wie in Abb. 1a).


Erstellung

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Abb. 1b: Erstellen einer neuen E-Mail.

Zuerst öffnen wir Microsoft Outlook, und wählen im Menü: Datei → Neu → E-Mail-Nachricht aus.


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Abb. 1c: E-Mail mit Empfänger versehen.

Ein leeres E-Mail-Formular erscheint auf dem Bildschirm. Als nächstes fügen wir die unveränderlichen Daten ganz normal in die Nachricht ein. Ganz so, als würden wir eine herkömmliche Nachricht schreiben. In unserem Beispiel schreiben wir also die Empfängeradresse rein.


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Abb. 1d: Menü: Extras → Formulare → Dieses Formular entwerfen

Nun wählen wir im Menü: Extras → Formulare → Dieses Formular entwerfen Ab hier bitte Vorsicht walten lassen, da die einzelnen Elemente sich sehr leicht verschieben lassen.


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Abb. 1e: Betreffzeile Kontext-Menü: Eigenschaften.

Wir gehen mit der Maus über das Eingabefeld neben der Aufschrift Betreff und drücken die rechte Maustaste um in das Kontext-Menü zu gelangen. Hier wählen wir den Menüpunkt Eigenschaften.


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Abb. 1f: Karteikarte Wert im Eigenschaftsfenster.

Wir wählen die Karteikarte Wert im Eigenschafts-Fenster aus. Im untererm, rechten Bereich ist ein Button mit der Aufschrift Bearbeiten. Diesen klicken wir an. In das nun erscheinende Eingabefeld geben wir folgende Formel ein:

und bestätigen mit der OK Schaltfläche zum Ersten. Und schließen das Eigenschaften-Fenster mit der Schaltfläche OK zum Zweiten.


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Abb. 1g: Menü: Datei → Speichern unter

Nun speichern wir nun unser Formular mit dem Menüpunkt: Menü → Datei → Speichern unter. und schließen das Formular (z.B. mit Menü: Datei → Beenden). Die auftauchende Abfrage, ob wir Speichen wollen, beantworten wir mit der Nein-Schaltfläche.


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Abb. 1h: Namensvergabe.

Im aufkommendem Dialogfeld gehen wir in den in Word eingestellten Vorlagenordner, geben dem Formular einen angemessenen Namen, z.B. TM_07.oft für Tagesmeldung 2007, und betätigen die Speichern-Schaltfläche. Das Formular ist nun fertig.


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Abb. 1j: Vorlagen im Dateisystem.

Wählen aus dem Dropdown-Balken den Punkt Vorlagen im Dateisystem.


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Abb. 1i: Formular aufrufen.

Um das Formular zu benutzen, gehen wir in Outlook zu dem Menüpunkt Menü: Extras → Formulare → Formular auswählen.


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Abb. 1k: Auswahl des Formulars.

Und wählen unser Formular aus dem Vorlagenordner aus.